IT-afspraken voor thuiswerkers: wat je als werkgever op papier zet
IT-afspraken voor thuiswerkers passen in België in een kader dat al bestaat. Cao nr. 85 regelt het structurele telewerk en vraagt een schriftelijke overeenkomst per telewerker, met onder meer de technische ondersteuning en de vergoeding van kosten. De wet van 5 maart 2017 regelt het occasionele telewerk. Geen van beide schrijft een VPN of een merk voor, maar cao nr. 85 verplicht de werkgever wel om de gegevens te beschermen en de telewerker over de regels te informeren. Deze gids zet de punten op een rij die je best opschrijft.
Of: waarom een afspraak pas iets waard is als iemand ze op zaterdag terugvindt
In de meeste kleine zaken loopt thuiswerk op goede wil: iedereen weet ongeveer hoe het moet, tot er een laptop gestolen wordt of een mail te overtuigend was. Wie thuiswerk in zijn team wil regelen, vertrekt in België niet van nul. De FOD Werkgelegenheid zet op zijn pagina over telewerk het kader uiteen: cao nr. 85 voor structureel telewerk, de wet van 5 maart 2017 voor occasioneel telewerk.
Dat kader zegt weinig over IT, maar wel genoeg om te weten wat erin moet: wie de apparatuur levert, wanneer er technische ondersteuning is, hoe de gegevens beschermd worden en welke regels er gelden voor het gebruik ervan. De rest vul je zelf in, met de punten die verderop staan. Dit is een overzicht, geen juridisch advies: laat de tekst nalezen door je sociaal secretariaat of een jurist.
Thuiswerkbeleid opstellen: het kader en de IT-punten
Het Belgische kader
| Structureel telewerk | Occasioneel telewerk | |
|---|---|---|
| Regeling | Cao nr. 85 van 9 november 2005, gewijzigd in 2008 | Wet van 5 maart 2017, artikelen 22 tot 28 |
| Wanneer | Op regelmatige basis, niet incidenteel | Incidenteel, bij overmacht of om persoonlijke redenen |
| Op papier | Een schriftelijke overeenkomst per telewerker, uiterlijk bij de start | Een kader in een cao of het arbeidsreglement is mogelijk; een weigering moet schriftelijk gemotiveerd worden |
| Apparatuur | De werkgever stelt ze ter beschikking, installeert en onderhoudt ze | In onderling akkoord, eventueel vastgelegd in het kader |
De tekst van cao nr. 85 somt op wat de schriftelijke overeenkomst minstens vermeldt: de frequentie van het telewerk, de momenten waarop de telewerker bereikbaar moet zijn en via welke middelen, de momenten waarop hij een beroep kan doen op technische ondersteuning, hoe de kosten vergoed worden, de voorwaarden voor een terugkeer naar kantoor, en de plaats waar hij werkt.
Voor IT zijn vier artikels van belang. De werkgever levert, installeert en onderhoudt de apparatuur, en betaalt de kosten van verbindingen en communicatie; gebruikt de telewerker zijn eigen materiaal, dan draagt de werkgever de kosten van software, werking, onderhoud en afschrijving (artikel 9). Hij voorziet behoorlijke technische ondersteuning (artikel 10). De kosten van verlies of beschadiging van apparatuur en gegevens zijn voor hem (artikel 11). En hij neemt maatregelen, vooral in de software, om de gegevens te beschermen, informeert de telewerker over de regels en de beperkingen voor het gebruik van IT-materiaal, en past daarbij cao nr. 81 over toezicht op elektronische communicatie toe (artikel 14).
Voor het occasionele telewerk kan een cao of het arbeidsreglement onder meer vastleggen welke apparatuur en technische ondersteuning de werkgever eventueel voorziet, en of de werknemer bereikbaar moet zijn. Werkgevers met minstens twintig werknemers moeten daarnaast afspraken over het recht op deconnectie vastleggen.
Cao nr. 85 geldt voor werknemers. Werk je met freelancers, dan horen dezelfde IT-punten in de samenwerkingsovereenkomst.
Kmo-Kristof: Mijn mensen weten toch hoe het moet. We zijn met zes.
Security-Sofie: Wat doet Lien als haar laptop zaterdag uit de auto gestolen wordt?
Kmo-Kristof: Mij bellen, denk ik.
Security-Sofie: Op welk nummer? En wat doe jij dan?
Kmo-Kristof: Ik schrijf het op.
De IT-punten die je opschrijft
Eén pagina volstaat voor een team van zes. Ze kan als bijlage bij de telewerkovereenkomst, in een IT-beleid of in het arbeidsreglement.
- Het toestel. Een laptop van de zaak of een eigen pc; wie er nog op mag werken (liefst niemand van het gezin); wat er geïnstalleerd mag worden.
- De toegang. Een eigen account per persoon, tweestapsverificatie verplicht, geen gedeelde wachtwoorden; wanneer en hoe de VPN of remote desktop gebruikt wordt.
- De bestanden. Waar ze bewaard worden, en waar niet: geen USB-sticks of privé-clouddiensten. Wie de back-up controleert.
- Het thuisnetwerk. De minimale instellingen van de router, een gastnetwerk waar het kan, en wat er geldt op openbare wifi.
- Updates en beveiliging. Updates automatisch, antivirus niet uitzetten, de laptop ’s avonds uit.
- Incidenten. Wat je meldt (een verloren laptop, een verdachte mail of oproep, een link waarop je klikte), aan wie en hoe snel. Een datalek met persoonsgegevens moet de werkgever volgens artikel 33 van de GDPR zo mogelijk binnen 72 uur melden bij de Gegevensbeschermingsautoriteit; dat lukt alleen als de medewerker het meteen zegt.
- Hulp op afstand. Alleen via de eigen IT-partner, nooit omdat een onbekende daarom vraagt.
- Het toezicht. Wat er gelogd wordt via de VPN, de firewall of het beheer van de laptop, met welk doel en hoe lang. Cao nr. 81 vraagt die informatie vooraf.
- Ondersteuning en kosten. Wie je belt bij een probleem en wanneer; wie de router, de internetverbinding of een extra scherm betaalt.
- Vertrek. Het materiaal komt terug, en de toegang verdwijnt dezelfde dag.
Een kmo van zes mensen met een IT-partner kan die pagina in een uur samen met hem opstellen. Een zelfstandige met twee vaste freelancers zet de punten 2, 3, 6 en 10 in hun contract, en houdt het daarbij.
Wat er gelogd wordt
Punt 8 is het gevoeligste. Wat een werkgever technisch ziet via een VPN of het beheer van een laptop, en wat hij volgens cao nr. 81 mag controleren, lees je bij de VPN op de werklaptop.
Wat de punten in de praktijk vragen
Tweestapsverificatie, versleuteling en updates zijn snel opgeschreven, maar ze moeten ook ingesteld worden. Hoe, staat bij veilig thuiswerken in de praktijk.
Het netwerk thuis
Punt 4 vraagt een router die in orde is, en liefst een apart netwerk voor de werklaptop. Hoe je dat aanpakt, lees je bij een gastnetwerk voor de werklaptop.