Weg van Google Drive: je bestanden exporteren en overzetten

Of: waarom je bestanden in een afhaalzak meekomen, en niet allemaal in de originele verpakking

Google noemt zijn exportdienst Takeout, en de naam klopt beter dan je denkt. Je bestelt, je wacht, en je krijgt alles mee in een zak. Wie van cloudopslag wisselt, begint bij Google bijna altijd daar. De hulppagina van Google Takeout beschrijft de opties; deze gids legt uit welke je kiest voor een verhuis.

Kort: één archief, een rustig moment om het te downloaden, en een controle van de documenten die in het formaat van Google waren gemaakt.

Google Drive exporteren met Takeout

Wat je kiest

Op takeout.google.com vink je Google Drive aan. Daarna kies je drie dingen:

• Het archieftype: zip opent op bijna elke computer; tgz vraagt op Windows soms extra software. Kies zip.
• De maximale archiefgrootte: wordt die overschreden, dan maakt Google meerdere archieven. Met een limiet van 50 GB verklein je de kans dat je export in stukken komt.
• De levering: een downloadlink per e-mail, of rechtstreeks naar Drive, Dropbox, OneDrive of Box. Een archief dat in Drive belandt, telt mee voor je opslag, wat bij een volle Drive niet helpt.

Takeout kan ook een jaar lang om de twee maanden automatisch een archief maken. Voor een verhuis heb je één archief nodig.

Wat erin zit, en wat niet

De export bevat de huidige versie van elk bestand, de versies die je als „Altijd bewaren” hebt gemarkeerd, de inhoud van je prullenbak en de reacties in bestanden. Voor Google Documenten komen ook de openstaande en opgeloste reacties en suggesties mee, en de revisies met een naam. De volledige versiegeschiedenis zit er niet in.

Documenten die je in Google Docs, Sheets of Slides maakte, bestaan buiten Google niet als bestand. In de export krijgen ze een ander formaat. Open er na de verhuis een paar, zeker spreadsheets met formules.

Bestanden die anderen met je deelden, horen bij hun account. Reken er niet op dat ze in je export zitten.

De link vervalt

Het archief vervalt na ongeveer zeven dagen, en elk archief mag maar vijf keer gedownload worden. Vraag de export dus aan als je klaar bent om te verhuizen, niet een week ervoor.

Voor een Workspace-account

Wie Google Workspace gebruikt, heeft als beheerder nog een andere route: de Data Export-tool, die de gegevens van de hele organisatie exporteert. Die is voorbehouden aan superbeheerders met tweestapsverificatie, duurt meestal zo’n 72 uur maar soms tot 14 dagen, en de geëxporteerde gegevens worden 60 dagen na de start automatisch verwijderd.

Rechtstreeks naar een andere cloud

Wie niet via zijn eigen computer wil verhuizen, kan rclone gebruiken, een gratis opensourceprogramma dat bestanden van cloud naar cloud kopieert. Het zet documenten van Google standaard om naar Word, Excel, PowerPoint en svg. Infomaniak beschrijft in zijn hulppagina’s hoe je zo van Google Drive naar kDrive verhuist; die route is volgens Infomaniak niet beschikbaar met kSuite Free, kSuite Standard, my kSuite en my kSuite+.

Duw het beeld van de afhaalzak één stap verder. Alles zit erin, maar de soep komt in een ander potje dan op het bord in het restaurant. Proef ervan voor je de bestelling afsluit.

Kmo-Kristof: Ik heb de export vorige week al aangevraagd. Voor de zekerheid.

Security-Sofie: En nu wil je hem downloaden?

Kmo-Kristof: Ja.

Security-Sofie: Dan vraag je hem opnieuw aan. Die van vorige week is net vervallen.

Het abonnement daarna

Wat er met je opslag en je mail gebeurt als je de betalende formule bij Google stopzet, lees je bij Google Drive-opslag opzeggen.

Wat je gedeeld kreeg

Mappen van klanten en collega’s zitten niet in je eigen account. Hoe je die opnieuw regelt, staat bij gedeelde mappen overzetten.

Alles mee?

Hoe je nagaat of de export volledig is, lees je bij de controle na de overstap.