Weg van Dropbox: alles exporteren en opnieuw delen

Of: waarom je bij een verhuis ook het gereedschap naast de kist meeneemt

Dropbox was voor veel kleine zaken de eerste plek om bestanden te delen met klanten. Dat maakt een vertrek iets ingewikkelder dan het kopiëren van één map. Wie van cloudopslag wisselt, neemt niet alleen zijn bestanden mee, maar ook alles wat rond die bestanden hangt: gedeelde mappen, links, documenten in Dropbox Paper. De hulppagina over mappen downloaden geeft de technische grenzen.

Kort: eerst alles offline, dan kopiëren, en een aparte lijst voor wat gedeeld is.

Dropbox exporteren: de stappen

Stap 1: alles offline beschikbaar maken

Ook Dropbox kan bestanden alleen online bewaren, terwijl je ze wel op je computer ziet. Klik met de rechtermuisknop op de map en kies „Offline beschikbaar maken”. Een groen vinkje toont dat een bestand op je computer staat. Wacht tot alle mappen dat vinkje hebben, en kopieer dan pas naar de map van je nieuwe dienst.

Heb je ooit mappen uitgesloten met selectieve synchronisatie, dan staan die helemaal niet op je computer, en zie je ze ook niet in de Verkenner of de Finder. Zet ze terug aan voor je kopieert. Vergelijk ten slotte de totale grootte op je computer met wat de website als gebruikte opslag toont.

Stap 2: wat de website toelaat

Via dropbox.com kun je een map downloaden als zip, op voorwaarde dat ze kleiner is dan 250 GB (niet gecomprimeerd) en minder dan 10.000 bestanden bevat, submappen meegeteld. Losse bestanden hebben geen maximale grootte. Voor een volledig archief werk je dus per map, of via de app.

Stap 3: gedeelde mappen sorteren

Maak twee lijsten: mappen die van jou zijn en die je met anderen deelt, en mappen die anderen met jou delen. De eerste verhuizen mee, maar de leden moeten in je nieuwe dienst opnieuw worden uitgenodigd. De tweede blijven bij hun eigenaar. Verwijder je later je Dropbox-account, dan blijven je bestanden in gedeelde mappen wel toegankelijk voor de andere leden, maar kun jij ze niet meer openen.

Stap 4: wat niet als gewoon bestand bestaat

Documenten in Dropbox Paper en gedeelde links zijn geen gewone bestanden. Infomaniak waarschuwt in zijn hulppagina over importeren in kDrive dat zijn importfunctie Paper-documenten, gedeelde links, bestanden die apart met jou gedeeld zijn en documenten van Google in je Dropbox niet overneemt. Exporteer Paper-documenten dus apart, en noteer welke links in omloop zijn.

Stap 5: opnieuw delen

Deel in je nieuwe dienst hele mappen in plaats van losse bestanden, geef links een vervaldatum, en stuur je klanten de nieuwe adressen. Laat het oude account bestaan tot iedereen is overgeschakeld.

Duw het beeld van de gereedschapskist één stap verder. De kist zelf neem je mee zonder nadenken. Wat achterblijft, is wat ernaast lag: de tang die je aan de buurman uitleende, de sleutel die op de werkbank lag. Bij Dropbox zijn dat de links en de gedeelde mappen.

Kmo-Kristof: Alle bestanden staan in kDrive. We zijn klaar met Dropbox.

Security-Sofie: En de link in je offertesjabloon?

Kmo-Kristof: Welke link?

Security-Sofie: Die waarmee klanten je algemene voorwaarden downloaden. Hij wijst naar Dropbox.

Het abonnement opzeggen

Wat er gebeurt als je betalende Dropbox-formule stopt, en wat er met je gedeelde mappen gebeurt, lees je bij Dropbox opzeggen.

De rechten opnieuw instellen

Hoe je gedeelde mappen in je nieuwe dienst opnieuw opbouwt, staat bij rechten en gedeelde mappen overzetten.

Vanuit OneDrive

Wie ook bij Microsoft bestanden heeft, vindt de aanpak bij bestanden uit OneDrive meenemen.