Overstappen naar een andere cloud: het plan voor een kleine zaak

Of: waarom je eerst de dozen telt en dan pas de sleutels afgeeft

De meeste overstappen mislukken niet op techniek, maar op volgorde. Iemand zegt het oude abonnement op, de vervaldatum komt dichterbij, en de verhuis wordt een race. Wie naar een andere cloud overstapt, doet het rustiger in zes stappen. Wat informatici een datamigratie noemen, is voor een kleine zaak gewoon een verhuis met een lijst.

Kort: eerst tellen, dan testen, dan verhuizen, dan controleren, en pas op het einde opzeggen.

Cloudmigratie in zes stappen

Stap 1: de inventaris

Noteer wat er moet verhuizen: de hoofdmappen, hoeveel gigabyte ze innemen, wat je met wie deelt en welke links in omloop zijn. Kijk ook naar koppelingen. Een scanner die rechtstreeks in een map van Google Drive opslaat, een boekhoudpakket dat facturen in OneDrive zet, een formulier op je website dat bestanden in Dropbox bewaart: die werken na de overstap niet meer vanzelf.

Stap 2: de nieuwe dienst klaarzetten

Maak de accounts aan voor het hele team, zet tweestapsverificatie aan en bouw de mappenstructuur op voor de bestanden aankomen. Dat is ook het moment om de structuur op te ruimen. Een verhuis is een goede aanleiding om de map „Diversen 2019” niet mee te nemen.

Stap 3: een proef met één map

Kies een map met een mix van bestanden: documenten, spreadsheets, foto’s, een paar diepe submappen. Verhuis ze, open een aantal bestanden in de nieuwe dienst en kijk wat er onderweg veranderde. Documenten in het eigen formaat van Google worden bij het exporteren omgezet, lange bestandsnamen of vreemde tekens kunnen problemen geven. Beter dat je dat ziet bij één map dan bij alles.

Stap 4: de verhuis

Kies een rustig moment, zoals een weekend of een week met weinig klantenwerk. Vraag het team om die dag niets meer in de oude dienst op te slaan. Bestanden die tijdens de verhuis toch nog in de oude dienst belanden, vergeet je anders.

Er zijn drie manieren om de bestanden over te brengen:

• Via je computer: je zet alles uit de oude dienst op je schijf en laat de app van de nieuwe dienst het opladen. Eenvoudig, maar je schijf moet groot genoeg zijn.
• Met de importfunctie van de nieuwe dienst: kDrive van Infomaniak haalt bijvoorbeeld zelf bestanden op uit Dropbox en OneDrive. Gegevens die anderen met je deelden, neemt die functie niet mee.
• Met een programma als rclone: dat kopieert gratis van cloud naar cloud, maar vraagt wat technische kennis.

Stap 5: de controle

Vergelijk het aantal bestanden en de totale grootte, open steekproeven uit oude mappen, test de gedeelde links en kijk of elke collega bij zijn mappen kan.

Stap 6: de opzegging

Zeg pas op als de controle in orde is. De Europese dataverordening beperkt de opzegtermijn voor een overstap tot hoogstens twee maanden, en vanaf 12 januari 2027 mag een aanbieder geen overstapkosten meer aanrekenen. Laat het oude account bij voorkeur een paar weken naast het nieuwe bestaan, zodat oude links nog werken.

Duw het beeld van de verhuis één stap verder. Je geeft de sleutels van het oude huis pas af als je in het nieuwe huis alle dozen hebt geteld. Niet omdat de verhuizers onbetrouwbaar zijn, maar omdat je na de sleuteloverdracht niet meer even kunt gaan kijken in de kelder.

Kmo-Kristof: Hoe lang duurt zo’n overstap?

Security-Sofie: De verhuis zelf een weekend. De voorbereiding een week. De laatste vergeten map drie maanden later.

Kmo-Kristof: Waarom drie maanden?

Security-Sofie: Dan komt de jaarafsluiting, en zoekt de boekhouder iets.

Weg van Google Drive

Wie bij Google vertrekt, exporteert met Google Takeout. Wat je daarbij kiest en wat er verandert, lees je bij je bestanden uit Google Drive halen.

De rechten opnieuw instellen

Rechten en gedeelde links gaan niet vanzelf mee. Hoe je ze opnieuw instelt, staat bij gedeelde mappen en rechten overzetten.

De controle in detail

Hoe je nagaat of alle bestanden echt mee zijn, lees je bij controleren na de overstap.