Na de overstap: controleren of al je bestanden mee zijn
Na de overstap naar een andere cloudopslag weet je pas of alles mee is als je het controleert. Vergelijk het aantal bestanden en de totale grootte tussen de oude en de nieuwe dienst, laat een programma als rclone de bestanden naast elkaar leggen, neem steekproeven uit oude mappen, open omgezette documenten en test de gedeelde links, de rechten en elk toestel. Pas daarna zeg je de oude dienst op. Deze gids geeft de controle stap voor stap.
Of: waarom een verhuis pas klaar is als de weegschaal klopt
Een verhuis voelt klaar als de laatste doos binnen is. Een cloudverhuis ook, en dat is het gevaarlijke moment. Wie naar een andere cloud is overgestapt, heeft nog één stap voor hij de oude dienst opzegt: nagaan of wat aankwam even zwaar weegt als wat vertrok. Programma’s doen dat met een hashfunctie, een soort vingerafdruk van een bestand. Jij kunt het ook eenvoudiger.
Kort: tel, vergelijk, open, test, en zeg pas dan op.
Controle na een cloudmigratie
Stap 1: tellen en wegen
Vergelijk voor elke hoofdmap het aantal bestanden en de totale grootte. Op een Windows-computer zie je dat bij de eigenschappen van de map, op een Mac bij de info van de map. Doe het in de oude en in de nieuwe dienst. Een klein verschil in grootte kan normaal zijn, bijvoorbeeld door omgezette documenten. Een verschil in aantal bestanden is dat bijna nooit.
Stap 2: laten vergelijken
Wie meer zekerheid wil, gebruikt rclone, een gratis opensourceprogramma dat met veel opslagdiensten werkt, zoals Google Drive, OneDrive, Dropbox, pCloud en, in een testversie, Proton Drive. Andere diensten bereik je via WebDAV. De opdracht rclone check legt de bestanden in twee plaatsen naast elkaar en vergelijkt de grootte en, als beide diensten hetzelfde type hash gebruiken, ook de inhoud. Ze wijzigt niets. Kennen de twee diensten geen gemeenschappelijke hash, dan vergelijkt rclone alleen de grootte, of download je de bestanden om ze echt te vergelijken. Documenten van Google hebben in rclone geen gewone grootte en vragen dus een aparte controle.
Stap 3: steekproeven
Open een tiental bestanden uit mappen die je zelden gebruikt: de oudste klantenmap, het archief van drie jaar geleden, een map met diepe submappen. Fouten verstoppen zich zelden in de map die je elke dag opent.
Stap 4: omgezette documenten
Bestanden die in het formaat van Google waren gemaakt, zijn bij de export omgezet. Open spreadsheets met formules en documenten met opmerkingen, en kijk of de opmaak en de berekeningen kloppen.
Stap 5: wat rond de bestanden hangt
- Gedeelde links: open ze vanuit een ander account of een privévenster.
- Rechten: vraag elke collega om een bestand in zijn mappen te openen en te bewaren.
- Toestellen: kijk of de synchronisatie op elke computer en gsm loopt.
- Koppelingen: test de scanner, het boekhoudpakket en elk formulier dat bestanden opslaat.
Stap 6: pas dan opzeggen
Laat de oude dienst een paar weken staan als vangnet, alleen om te lezen. Zeg daarna op, en verwijder je gegevens bij de oude aanbieder als je ze daar niet meer nodig hebt.
Duw het beeld van de weegschaal één stap verder. Een weegschaal zegt je niet welke doos er ontbreekt, alleen dat er iets ontbreekt. Daarom weeg je per hoofdmap, en niet alles in één keer.
Kmo-Kristof: Alles is over. Ik heb gekeken: de map Klanten staat er.
Security-Sofie: En wat zit erin?
Kmo-Kristof: De klanten.
Security-Sofie: Allemaal? Tel ze eens. In beide diensten.
Het volledige plan
De controle is de vijfde van zes stappen. De andere staan bij het plan voor een kleine zaak.
De rechten nakijken
Klopt de lijst van wie waar bij kan? Hoe je die opbouwt, staat bij gedeelde mappen en rechten overzetten.
Na een export uit Google
Wat er bij een export uit Google verandert en wat niet in het archief zit, lees je bij je bestanden uit Google Drive halen.