Gedeelde mappen en rechten overzetten naar een nieuwe dienst
Gedeelde mappen verhuizen bij een overstap naar een andere cloudopslag niet vanzelf mee. De bestanden kun je exporteren, maar de rechten (wie mag lezen, wie mag bewerken) en de gedeelde links blijven bij je oude dienst. Ook mappen die anderen met jou delen, horen bij hun account en niet bij het jouwe. Deze gids legt uit hoe een kleine zaak haar gedeelde mappen in kaart brengt, opruimt, in de nieuwe dienst opnieuw deelt en klanten en collega’s het nieuwe adres geeft.
Of: waarom je bij een verhuis alle sleutels opnieuw laat maken
Wie overstapt naar een andere cloudopslag, merkt het vaak pas na de verhuis: de bestanden zijn er, maar niemand anders kan erbij. Rechten zijn geen eigenschap van een bestand. Ze zijn een afspraak tussen het bestand en de dienst waarin het staat, zoals bestandsrechten op een computer bij het besturingssysteem horen en niet bij het document. Verhuis het bestand, en de afspraak blijft achter.
Kort: maak een lijst, ruim op, deel opnieuw in de nieuwe dienst, en geef het nieuwe adres door voor je het oude sluit.
Gedeelde mappen overzetten: wat niet vanzelf meegaat
Drie manieren van delen
Bijna elke opslagdienst kent drie manieren om te delen:
- Met personen: een collega of klant krijgt toegang met zijn eigen account, als lezer of als bewerker.
- Met een link: iedereen die de link heeft, kan erbij, soms met een wachtwoord of een vervaldatum.
- Via een teamruimte: een map die van het team is en niet van één persoon, zoals de gedeelde drives van Google Workspace of de teamsites van Microsoft 365.
Geen van de drie verhuist mee. Een export bevat bestanden, geen afspraken over wie ze mag zien.
Stap 1: de lijst
De meeste diensten tonen een overzicht van wat je deelt. Zet het om in een eenvoudige tabel: de map, de eigenaar, met wie ze gedeeld is, op welke manier, en of dat nog nodig is. Vergeet de links niet die in je mails, offertes of op je website staan. Die zie je niet in het overzicht van de dienst, en het zijn net die links die na de overstap een foutmelding geven.
Stap 2: opruimen voor je verhuist
Een overstap is het beste moment om toegang in te trekken. Een vroegere medewerker, een klant van drie jaar geleden, een link zonder vervaldatum: verhuis ze niet mee. Beveiligingsmensen noemen dat het principe van minimale rechten: iedereen krijgt toegang tot wat hij nodig heeft, en niet meer. Bij een verhuis kost het niets extra, omdat je toch alles opnieuw instelt.
Stap 3: wat anderen met jou delen
Mappen die een klant of partner met jou deelt, staan in zijn account, niet in het jouwe. Bij OneDrive tellen ze alleen mee voor de opslag van de eigenaar, en het importprogramma van kDrive neemt gegevens die met jou gedeeld zijn uitdrukkelijk niet mee. Reken er dus niet op dat ze in je export zitten. Vraag de eigenaar om ze opnieuw te delen met je nieuwe adres. Moet je zelf een kopie bewaren, bijvoorbeeld voor je boekhouding, download ze dan vooraf, als dat met de eigenaar zo is afgesproken.
Stap 4: opnieuw delen
Deel in de nieuwe dienst bij voorkeur hele mappen, niet losse bestanden: dat houdt het overzicht klein. Geef links een vervaldatum en, voor gevoelige bestanden, een wachtwoord. Maak mappen voor het team aan in een gedeelde ruimte die van de zaak is, niet in het persoonlijke account van wie de map toevallig maakte.
Stap 5: het nieuwe adres doorgeven
Laat klanten en partners weten waar ze voortaan terechtkunnen, en vervang de links in je sjablonen, je handtekening en op je website. Laat het oude account een paar weken bestaan, zodat oude links nog werken terwijl iedereen overschakelt.
Duw het beeld van de sleutels één stap verder. Wie verhuist, laat alle sloten vervangen en deelt nieuwe sleutels uit. Dat is werk. Het is ook het enige moment waarop je zonder ongemakkelijk gesprek de sleutel niet teruggeeft aan wie hem niet meer nodig heeft.
Kmo-Kristof: De klanten hebben de link naar hun map al.
Security-Sofie: Naar welke map?
Kmo-Kristof: De oude.
Security-Sofie: Dan hebben ze het adres van een huis waar je niet meer woont. En de sleutel ligt nog onder de mat.
Het hele stappenplan
Het delen is één stap in een grotere verhuis. De volgorde van inventaris tot opzegging staat bij het plan voor een kleine zaak.
Gedeelde mappen in Dropbox
Dropbox maakt een duidelijk onderscheid tussen mappen die je zelf deelt en mappen die je gedeeld kreeg. Hoe je dat bij een vertrek aanpakt, lees je bij alles uit Dropbox exporteren.
Controleren na de verhuis
Werken de nieuwe links, en kan elke collega bij zijn mappen? Dat hoort bij de controle na de overstap.