Een server op kantoor of de cloud: kosten en zorgen vergeleken
Een server op kantoor was lang de standaard voor een kmo: één toestel in de kast voor de bestanden, de gebruikers en soms de boekhouding. Vandaag vervangen veel zaken hem door de cloud. De afweging gaat over meer dan de aankoopprijs: licenties, stroom, onderhoud, een back-up elders en de levensduur van de software. Windows Server 2016 krijgt na 12 januari 2027 geen beveiligingsupdates meer. Deze gids zet de kosten en de zorgen van een server en de cloud naast elkaar.
Of: waarom de ketel in de kelder ook een onderhoudsbeurt wil
Veel kmo’s hebben nog een server in een kast, ooit geïnstalleerd door een IT-partner, sindsdien zelden aangeraakt. Hij werkt, dus waarom veranderen? Wie een eigen server of een clouddienst vergelijkt, ziet dat de vraag meestal niet komt van de zaak, maar van de software: op een dag stopt de ondersteuning. Microsoft publiceert die data op zijn levenscycluspagina’s.
Kort: een server is zelden goedkoper dan hij lijkt, maar soms wel nodig.
Cloud of server op kantoor: wat je betaalt
Wat een server kost
- Het toestel, dat je na enkele jaren vervangt.
- De licenties: het besturingssysteem en, bij Windows Server Standard, toegangslicenties per gebruiker of toestel.
- Stroom: een server draait dag en nacht.
- Onderhoud: updates, schijven, een IT-partner die langskomt.
- Een back-up elders, want de server staat in hetzelfde kantoor als de rest.
Stroom, een voorbeeld
Volgens de boordtabel van de energieregulator CREG betaalde een kmo met een verbruik van 50.000 kWh in september 2026 gemiddeld 30,86 cent per kWh, exclusief btw, op basis van de aanbiedingen op de markt. Stel dat een kleine server gemiddeld 100 watt verbruikt: dat is 876 kWh per jaar, of ongeveer 270 euro. Een NAS met vier schijven, zoals de DS425+, verbruikt volgens Synology 28,25 watt bij gebruik, ongeveer een kwart daarvan.
Het einde van een versie
De uitgebreide ondersteuning van Windows Server 2016 stopt op 12 januari 2027, die van Windows Server 2019 op 9 januari 2029. Daarna komen er geen beveiligingsupdates meer. Een server die je dan niet vervangt, wordt een risico; een die je wel vervangt, is een nieuwe investering.
Windows Server 2025 Essentials
Voor kleine bedrijven bestaat Windows Server 2025 Essentials: volgens Microsoft voor tot 25 gebruikers en 50 toestellen, op een server met één processor en tot tien kernen, zonder aparte toegangslicenties. Je koopt het alleen bij fabrikanten van servers, samen met het toestel.
Wanneer een server nog zinvol is
Een server blijft zinvol voor software die lokaal moet draaien, zoals een oud boekhoud- of productiepakket, of voor een netwerk met veel toestellen die centraal beheerd worden. Voor bestanden alleen is cloudopslag, of een NAS met een back-up elders, meestal eenvoudiger en goedkoper.
Duw het beeld van de ketel één stap verder. Een oude ketel in de kelder werkt jaren zonder klagen. Tot de vervangstukken niet meer gemaakt worden. Dan is de vraag niet meer of je vervangt, maar door wat.
Kmo-Kristof: Onze server draait al acht jaar zonder problemen.
Security-Sofie: Welke versie van Windows Server?
Kmo-Kristof: 2016, denk ik.
Security-Sofie: Dan heb je nog tot januari. Daarna draait hij nog steeds zonder problemen. Alleen niet meer zonder risico.
Een NAS als kleinere stap
Voor wie alleen bestanden op kantoor wil houden, is een NAS een kleinere investering. De afweging staat bij NAS of cloudopslag.
De rekening over vijf jaar
Hoe je de kosten van eigen opslag en de cloud over vijf jaar vergelijkt, lees je bij wat een NAS echt kost.
Toegang van buitenaf
Ook een server moet veilig bereikbaar zijn van thuis. Dezelfde regels als voor een NAS staan bij toegang op afstand en de risico’s.