Welke cloudopslag kies je? De vragen om eerst te stellen
Welke cloudopslag je kiest, hangt minder af van de aanbieder dan van je eigen antwoorden op een handvol vragen. Hoeveel opslag gebruik je, met hoeveel mensen werk je, welke klantgegevens bewaar je, moeten ze in Europa blijven, en hoe vertrek je later weer? Deze checklist zet tien vragen op een rij die een zelfstandige of kmo best beantwoordt voor ze een opslagdienst kiest of een proefperiode start.
Of: waarom de beste vraag aan een verkoper de vraag is die je jezelf eerst stelt
Wie zich afvraagt welke cloudopslag hij moet nemen, begint vaak bij de aanbieders. Dat is de verkeerde kant. Om te bepalen welke cloudopslag bij je zaak past, begin je bij je eigen bestanden, je team en je klanten. Het Europese cyberagentschap ENISA zette in zijn beveiligingsgids voor kmo’s in de cloud de vragen op een rij die je een aanbieder stelt. Hieronder staan de vragen die je eerst jezelf stelt.
Wie de tien vragen beantwoordt, heeft meestal nog twee of drie diensten over. Dan pas loont een proefperiode.
Welke cloudopslag kiezen: tien vragen vooraf
Over je bestanden
- Hoeveel opslag gebruik je nu? Kijk in je huidige dienst of op je computer. Tel er de groei van de komende drie jaar bij.
- Wat voor bestanden zijn het? Tekst en spreadsheets nemen weinig plaats in, foto’s en video veel. Dat bepaalt of je in gigabytes of in terabytes denkt.
- Hoe lang moet je ze bewaren? Facturen en boekhouding in België in de regel zeven jaar. Dat vraagt een archief, niet alleen een gedeelde map.
Over je team
- Met hoeveel mensen werk je, nu en over drie jaar? Sommige formules stoppen bij zes gebruikers, andere beginnen pas bij drie.
- Wie beheert de accounts? Iemand moet nieuwe collega’s toevoegen en vertrekkers afsluiten. Een formule zonder beheer werkt voor één persoon, niet voor een team.
- Welke kantoorsoftware gebruik je? Wie in Word en Excel werkt, wil die bestanden online kunnen openen. Wie in Google Docs werkt, zit al in Google Workspace.
Over je klanten
- Zitten er persoonsgegevens van klanten in je bestanden? Dan verwerkt de aanbieder die in jouw opdracht, en heb je volgens artikel 28 van de GDPR een verwerkersovereenkomst nodig. Die hoort bij zakelijke formules, zelden bij gratis accounts.
- Moeten de gegevens in Europa blijven? Kijk dan zowel naar de plek van het datacenter als naar de nationaliteit van het bedrijf.
- Hoe gevoelig zijn ze? Medische, juridische of financiële dossiers kunnen end-to-end-versleuteling rechtvaardigen, waarbij zelfs de aanbieder niets kan lezen.
Over later
- Hoe vertrek je weer? Sinds 12 september 2025 moet een clouddienst volgens de Europese dataverordening overstappen mogelijk maken, met een opzegtermijn van hoogstens twee maanden. Exporteren, gedeelde mappen opnieuw instellen en controleren blijft wel je eigen werk.
Kmo-Kristof: Tien vragen? Ik wil gewoon opslag.
Security-Sofie: Dan beantwoord je ze nu in tien minuten, of later in tien dagen, tijdens een verhuis.
Kmo-Kristof: Welke is de belangrijkste?
Security-Sofie: Nummer zeven. Daar zit het contract dat je klanten van je verwachten.
Van antwoorden naar een keuze
Met de antwoorden op tafel vallen de meeste diensten vanzelf weg. Een zelfstandige met 200 GB en gevoelige dossiers komt bij een versleutelde dienst uit. Een team van acht in Microsoft 365 heeft al OneDrive. Een team van vier dat alles in Europa wil en samen aan Word-bestanden werkt, kijkt naar een Europese dienst met online kantoortoepassingen.
Hoeveel opslag
De eerste vraag is meteen de moeilijkste om goed te schatten. Hoe je dat doet, met voorbeelden, staat bij 1 TB, 2 TB of meer.
Als je alleen werkt
Voor een zelfstandige zonder personeel vallen vragen vier tot zes grotendeels weg. Wat dan nog telt, lees je bij cloudopslag voor een zelfstandige.
Als je met een team werkt
Voor een team wegen rechten, beheer en vertrek zwaarder. De opties staan bij opslag voor een heel team.