Gratis cloudopslag voor je zaak: wat kan en waar het stopt

Of: waarom de gratis proefportie aan de toog geen maaltijd is

Gratis cloudopslag is een uitnodiging, geen oplossing. Aanbieders geven je een beetje ruimte om hun dienst te leren kennen, volgens het klassieke freemiummodel: de gratis versie lokt, de betalende versie betaalt. Wie een opslagdienst kiest voor zijn zaak, gebruikt de gratis versie dus best als test, niet als vaste plek voor zijn bedrijfsbestanden.

Kort: gratis kan volstaan voor bestanden zonder persoonsgegevens en om een dienst te proberen. Voor klantgegevens niet.

Gratis cloudopslag: hoeveel je krijgt

De bedragen zijn zoals de aanbieders ze op 5 oktober 2026 vermeldden of zoals ze algemeen bekend zijn; aanbieders passen hun gratis formules soms aan.

Waarom gratis voor een zaak zelden volstaat

Er zijn drie redenen, en de ruimte is de minst belangrijke.

1. De voorwaarden zijn voor particulieren. Een gratis account is een consumentenaccount. Zodra er persoonsgegevens van klanten in je bestanden zitten, verwerkt de aanbieder die voor jou, en heb je volgens artikel 28 van de GDPR een verwerkersovereenkomst nodig. Die hoort bij zakelijke formules.
2. Er is geen beheer. Een gratis account hangt aan één persoon. Vertrekt die persoon, of verliest hij zijn wachtwoord, dan hangen je bedrijfsbestanden aan een privéaccount.
3. De ruimte raakt op. 15 GB is veel tekst en weinig foto’s. Wie een melding krijgt dat de opslag vol is, betaalt alsnog, maar dan onder tijdsdruk.

Duw het beeld van de proefportie één stap verder. Een proefportie aan de toog is gratis omdat de slager hoopt dat je een kilo koopt. Wie elke dag een proefportie komt halen, eet niet gratis. Hij krijgt na een tijd de vraag of hij iets wil kopen.

Waar gratis wel kan

Gratis opslag is prima voor bestanden zonder persoonsgegevens, zoals een publieke brochure, je portfolio of het logo dat je naar een drukker stuurt. En voor wie een dienst wil uitproberen voor hij beslist, is de gratis versie de eerlijkste proefperiode die er is.

Van gratis naar betalend

Wie overstapt, let op één ding: kies een zakelijke formule, en niet het betalende abonnement voor particulieren van dezelfde dienst. Meer opslag in een privéaccount lost de ruimte op, niet de voorwaarden. Een zakelijke formule komt met beheer, een verwerkersovereenkomst en de mogelijkheid om later collega’s toe te voegen, zonder dat je bestanden van het ene account naar het andere moet verhuizen.

Kmo-Kristof: Ik gebruik al jaren gratis Google Drive voor de zaak. Nooit een probleem gehad.

Security-Sofie: Staan er klantgegevens in?

Kmo-Kristof: Offertes met namen en adressen. En wat facturen.

Security-Sofie: Dan heb je ook al jaren een privéaccount met bedrijfsgegevens, zonder verwerkersovereenkomst. Geen probleem, tot iemand ernaar vraagt.

De goedkoopste betalende stap

Van gratis naar betalend hoeft niet duur te zijn. Wat je echt betaalt per terabyte, staat bij de goedkoopste opslag per terabyte.

Als je alleen werkt

Voor een zelfstandige ligt de stap van gratis naar betalend het dichtst bij. Wat telt, lees je bij cloudopslag voor een zelfstandige.

Eerst de juiste vragen

Twijfel je of je met een gratis formule toekomt? Beantwoord eerst de vragen die je jezelf stelt.