Cloudopslag voor een team: gedeelde mappen, rechten en beheer

Of: waarom de sleutel van het kantoor niet onder de deurmat hoort, ook niet als je met vier bent

Zodra twee mensen dezelfde bestanden gebruiken, verandert de vraag. Het gaat niet meer om „waar bewaar ik mijn bestanden”, maar om „wie mag wat”. Wie cloudopslag voor zijn zaak zoekt voor een team, zoekt dus eigenlijk een vorm van identiteits- en toegangsbeheer: accounts, rechten en een beheerder die ze bijhoudt.

Kort: geef iedereen een eigen account, werk met gedeelde mappen in plaats van met gedeelde wachtwoorden, en regel op voorhand wat er gebeurt als iemand vertrekt.

Cloudopslag voor een team: wat een team nodig heeft

Eigen accounts, gedeelde mappen

Het meest voorkomende probleem in kleine teams is één account voor iedereen, met één wachtwoord dat rondgaat. Het lijkt goedkoop. Tot iemand vertrekt en het wachtwoord meeneemt, of tot je wil weten wie een bestand heeft gewist. Een formule voor teams geeft elke persoon een eigen account, en laat je mappen delen met de mensen die ze nodig hebben.

Rechten per map

Niet iedereen hoeft alles te zien. De boekhouding, de personeelsdossiers en de contracten horen in mappen met beperkte toegang. Goede formules voor teams laten rechten per map instellen: lezen, bewerken, of niets. De GDPR vraagt in artikel 32 passende beveiliging van persoonsgegevens, en toegang beperken tot wie ze nodig heeft, hoort daar in de praktijk bij.

Een beheerder

Iemand moet nieuwe collega’s toevoegen, rechten aanpassen en vertrekkers afsluiten. In een klein team is dat vaak de zaakvoerder zelf. De formule moet het hem makkelijk maken, met een overzicht van wie toegang heeft tot wat.

Als iemand vertrekt

Een vertrekkende collega laat bestanden achter die van de zaak zijn. Kijk na hoe een dienst dat regelt. kDrive laat de bestanden van een verwijderde gebruiker tot zes maanden later overdragen aan een collega. Dropbox heeft in zijn formules voor teams een tool om bestanden van de ene gebruiker naar de andere over te zetten.

De formules voor teams

Voor pCloud konden we op 5 oktober 2026 geen betrouwbare prijs in euro vaststellen. De prijs van Google komt uit zijn hulppagina voor beheerders, die er geen btw bij vermeldt.

Kmo-Kristof: We zijn met vier. Eén account is toch genoeg?

Security-Sofie: Wie heeft het wachtwoord?

Kmo-Kristof: Iedereen.

Security-Sofie: En de stagiair van vorig jaar?

Kmo-Kristof: Die waarschijnlijk ook nog.

Security-Sofie: Dan heb je geen account voor vier. Je hebt een account voor iedereen die ooit bij jullie werkte.

De beste keuze voor een team

Welke formule bij welk soort team past, staat per situatie bij de beste opties voor zelfstandigen en kmo’s.

Alles naast elkaar

Wie de teamformules ook op versleuteling en versiegeschiedenis wil vergelijken, vindt ze bij cloudopslag naast elkaar gelegd.

Eerst de juiste vragen

Hoeveel mensen, welke gegevens en hoe gevoelig: beantwoord eerst de vragen die je jezelf stelt.