SharePoint of OneDrive: waar zet je de bestanden van je team?
SharePoint of OneDrive is de vraag die elke kmo met Microsoft 365 zich vroeg of laat stelt. OneDrive is de persoonlijke opslag van elke medewerker, voor zijn eigen werkbestanden en kladversies. SharePoint, en de bestanden van een team in Teams, zijn bedoeld voor wat het team samen bezit. Het verschil telt vooral als iemand vertrekt: zijn OneDrive wordt standaard 30 dagen na het verwijderen van zijn account bewaard, de SharePoint-site van het team blijft gewoon bestaan. Deze gids legt uit wat waar hoort.
Of: waarom je eigen bureau geen archief van het team is
Wie Microsoft 365 neemt, krijgt twee plekken voor bestanden. Ze zien er bijna hetzelfde uit, ze synchroniseren allebei met je computer, en in de Verkenner staan ze naast elkaar. Toch dienen ze een ander doel. Wie de opslag van Microsoft vergelijkt met Google Drive en Dropbox, moet die twee uit elkaar houden, anders belandt het archief van de zaak in de map van één persoon.
Kort: wat van jou is, in OneDrive; wat van het team is, in SharePoint of Teams.
OneDrive of SharePoint: wat waar hoort
OneDrive: je eigen bureau
OneDrive is volgens Microsoft de plek voor persoonlijke bestanden en documenten waar alleen jij aan werkt, zoals kladversies die nog niemand moet zien. Je kunt er bestanden vanuit delen, maar ze blijven van jou. Elke gebruiker heeft 1 TB.
SharePoint en Teams: de vergadertafel
SharePoint is voor bestanden die een bredere groep moet kunnen vinden, zoals procedures, sjablonen of klantendossiers. Bestanden die je in een kanaal van Teams deelt, staan in de SharePoint-site van dat team, en zijn dus van het team samen. De organisatie krijgt 1 TB SharePoint-opslag, plus 10 GB per gekochte licentie, los van de OneDrive van elke gebruiker. Een zaak met vijf licenties heeft dus 1,05 TB voor haar gedeelde bestanden.
Wat er gebeurt als iemand vertrekt
Hier zit het echte verschil. Verwijder je een gebruiker, dan krijgt zijn manager standaard toegang tot zijn OneDrive, en blijft die standaard 30 dagen bewaard; een beheerder kan die termijn aanpassen. Daarna gaat de OneDrive nog 93 dagen naar een prullenbak die alleen beheerders kunnen herstellen, en dan is ze weg. Een SharePoint-site van het team blijft gewoon bestaan, wie er ook vertrekt. Staat de klantenlijst in de OneDrive van een vertrokken verkoper, dan heb je dertig dagen om ze te redden.
Grenzen die gelijk zijn
Voor de grootte van een bestand maakt het niet uit: OneDrive, SharePoint en Teams laten bestanden tot 250 GB toe, volgens de limieten van SharePoint.
Een eenvoudige indeling voor een kmo
- Een team in Teams per afdeling of per klantengroep, met de gedeelde bestanden in de kanalen.
- Een SharePoint-site voor wat iedereen nodig heeft, zoals sjablonen, procedures en het personeelshandboek.
- OneDrive voor kladwerk en persoonlijke bestanden, met de afspraak dat wat af is, naar het team verhuist.
Duw het beeld van het bureau één stap verder. Op je eigen bureau mag je rommel maken. Maar wie het enige exemplaar van een contract op zijn bureau laat liggen, en dan op wereldreis vertrekt, maakt van zijn bureau een archief dat niemand kan openen.
Kmo-Kristof: Alles staat in mijn OneDrive. Ik deel het gewoon met de anderen.
Security-Sofie: En als jij vertrekt?
Kmo-Kristof: Ik ben de zaakvoerder. Ik vertrek niet.
Security-Sofie: Dan je opvolger. Of je boekhouder, die alles zoekt terwijl jij op vakantie bent.
Wat Microsoft 365 kost
Welke formule je nodig hebt voor OneDrive en SharePoint, staat bij de prijzen van OneDrive voor bedrijven.
De veiligheid van OneDrive
Wat Microsoft beschermt en wat je zelf instelt, lees je bij OneDrive en veiligheid.
Microsoft of Google
Bij Google is er geen apart SharePoint, en deelt het team één pot opslag. De verschillen staan bij Google Drive of OneDrive.