Samen aan documenten werken in de cloud zonder versiechaos
Samen aan documenten werken in de cloud betekent dat iedereen in hetzelfde bestand werkt, in plaats van versies per mail heen en weer te sturen. Microsoft 365, Google Docs, kDrive met OnlyOffice en Proton Docs laten meerdere mensen tegelijk bewerken, met een versiegeschiedenis om terug te gaan. Voor wie wil voorstellen zonder te wijzigen, zijn er suggesties; voor wie een bestand even alleen wil bewerken, is er uitchecken in SharePoint. Deze gids legt uit hoe je het opzet en welke afspraken versiechaos voorkomen.
Of: waarom offerte_v3_definitief_echt nooit de laatste versie is
Elke kmo kent de map met offerte_v2, offerte_v3_definitief en offerte_v3_definitief_aangepast_Sofie. Ze ontstaat zodra twee mensen aan hetzelfde document werken en het per mail heen en weer sturen. Wie samenwerken in de cloud goed regelt, heeft die map niet meer nodig: er is één bestand, en iedereen werkt erin.
Kort: één bestand, één plek, een link in plaats van een bijlage.
Documenten delen en samenwerken in de cloud
Microsoft 365
Staat een document in OneDrive of SharePoint, dan kunnen meerdere mensen tegelijk in Word, Excel of PowerPoint werken, in de browser of in de app. Wie een bestand even alleen wil bewerken, bijvoorbeeld een contract in de laatste fase, kan het in SharePoint uitchecken: dan is hij de enige die het kan wijzigen, tot hij het weer incheckt.
Google Docs
In Google Docs, Sheets en Slides kunnen tot 100 mensen tegelijk werken. De versiegeschiedenis toont wie wat veranderde, en in Docs kun je tot 40 versies een naam geven, zoals „versie naar klant”. Met de modus Voorstellen worden je wijzigingen voorstellen, die de eigenaar aanvaardt of weigert.
kDrive
kDrive heeft OnlyOffice ingebouwd, met editors voor teksten, rekenbladen en presentaties. Volgens Infomaniak kun je met alle abonnementen in realtime samenwerken, in de formaten van Office en de open formaten. In kDrive Pro en de duurdere formules van kSuite kun je ook Microsoft Office Online gebruiken.
Proton Docs en Sheets
Proton heeft met Proton Docs en Proton Sheets editors in Proton Drive, end-to-end versleuteld, met samenwerken in realtime. Collega’s kunnen ook voorstellen doen voor wijzigingen. Sheets opent en bewaart Excel-bestanden.
Wat je kiest
De keuze volgt meestal je pakket. Werken je klanten en je boekhouder in Word en Excel, dan ligt Microsoft 365 voor de hand. Werkt je team graag in de browser, dan Google. Wie zijn bestanden in Europa wil houden en toch in het formaat van Office wil werken, kijkt naar kDrive. Wie versleuteling voorop zet, naar Proton. Gebruik binnen het team liefst één systeem, anders begint de versiechaos opnieuw, nu tussen twee diensten.
De afspraken
- Eén bestand op één plek: niemand bewaart een eigen kopie op het bureaublad.
- Een link in plaats van een bijlage: wie een bijlage stuurt, maakt een tweede versie.
- Suggesties voor externen: een klant of de boekhouder stelt voor, jij beslist.
- Een naam voor mijlpalen: geef de versie die naar de klant ging een naam, dan vind je ze terug.
- Opmerkingen in het document, niet in een mail ernaast.
Duw het beeld van de puzzel één stap verder. Een puzzel met vijf mensen lukt het best aan één tafel. Geef elk een eigen doos en laat ze thuis puzzelen, en je krijgt vijf halve puzzels die niet in elkaar passen.
Kmo-Kristof: Ik stuur de offerte even naar Sofie voor nalezing.
Security-Sofie: Als bijlage?
Kmo-Kristof: Ja, hoe anders?
Security-Sofie: Met een link. Dan lees ik de versie waar jij nu in werkt, niet die van tien minuten geleden.
Een map voor het team
Samenwerken begint bij een map die van het team is. Hoe je die maakt, staat bij een gedeelde map maken.
Met klanten
Moet een klant meelezen of meeschrijven, lees dan bestanden delen met klanten.
Op meerdere toestellen
Wie offline werkt in gesynchroniseerde bestanden, vindt de valkuilen bij bestanden synchroniseren.