Een gedeelde map maken voor je team, stap voor stap
Een gedeelde map maken voor je team kan op twee manieren: een map in het account van één persoon delen met de anderen, of een map maken die van het team zelf is. Het verschil merk je als iemand vertrekt. Google Workspace heeft daarvoor gedeelde drives, ook in Business Starter sinds september 2024; Microsoft 365 zet teambestanden in SharePoint en Teams; kDrive heeft gedeelde bedrijfsmappen in Team en Pro. Deze gids legt de stappen per dienst uit, en waarom de tweede manier bijna altijd de beste is.
Of: waarom de kapstok van het team niet in iemands slaapkamer hangt
Een gedeelde map lijkt eenvoudig: je maakt een map, je deelt ze, klaar. Het verschil zit in de vraag van wie de map is. Wie dagelijks met cloudopslag werkt, merkt dat pas als de collega die de map maakte, vertrekt. Google legt het verschil uit in zijn vergelijking van Mijn Drive en gedeelde drives.
Kort: maak de map waar het team eigenaar is, niet in het account van één persoon.
Gedeelde map maken: per dienst
Google Workspace: een gedeelde drive
In Mijn Drive is een bestand van wie het maakte. In een gedeelde drive is het van het team. Google schrijft dat je organisatie eigenaar is van de bestanden in een gedeelde drive, en dat ze blijven bestaan als iemand de organisatie verlaat. Sinds september 2024 heeft ook Business Starter gedeelde drives, in een basisversie.
- Open Google Drive en kies Gedeelde drives.
- Maak een nieuwe gedeelde drive, met de naam van het team of het project.
- Voeg leden toe, met de rol die ze nodig hebben.
Microsoft 365: Teams en SharePoint
Een map in je OneDrive kun je delen met collega’s of met bepaalde personen, maar ze blijft van jou. Voor het team maak je een team in Teams: bestanden die je in een kanaal oplaadt, komen in de SharePoint-map van het team. Microsoft raadt OneDrive aan voor bestanden waar alleen jij aan werkt.
kDrive
kDrive maakt in Team en Pro een onderscheid tussen je eigen map, mappen die met je gedeeld zijn, en gedeelde bedrijfsmappen voor de hele organisatie. Gebruik die laatste voor wat van het team is.
Dropbox
In de teamformules van Dropbox maak je een gedeelde map in de teamruimte. In een persoonlijk account deel je een map met anderen; ze telt dan mee voor de opslag van elk lid, tenzij iedereen in hetzelfde Dropbox-team zit.
Hoe je de map inricht
- Eén eigenaar: iemand die beslist wie toegang krijgt.
- Een vaste structuur: dezelfde submappen voor elk project, zodat iedereen weet waar iets hoort.
- Rechten per groep: geef toegang aan een groep, zoals Boekhouding of Verkoop, niet aan losse personen. Wie van functie verandert, wissel je van groep.
Duw het beeld van de kapstok één stap verder. Een kapstok in de gang is van het huis: wie binnenkomt, hangt er zijn jas. Een kapstok in de slaapkamer van één bewoner is van hem, ook als de anderen er hun jas mogen hangen. Als hij verhuist, neemt hij de kapstok mee.
Kmo-Kristof: De map Projecten staat in mijn OneDrive. Ik heb ze met iedereen gedeeld.
Security-Sofie: En als jij een jaar op reis gaat?
Kmo-Kristof: Dan blijft ze gewoon staan.
Security-Sofie: Tot iemand je account opruimt. Dan ruimt hij de map van het hele team mee op.
Bestanden synchroniseren
Hoe de teammap op je computer en je gsm komt, lees je bij bestanden synchroniseren.
Samen in een document
Werkt het team tegelijk in dezelfde documenten, lees dan samen aan documenten werken.
Een archief voor het team
Waar afgewerkte projecten naartoe gaan, staat bij een digitaal archief opzetten.