Hoelang facturen bewaren in België, en hoe je dat digitaal doet
In België bewaar je facturen zeven jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de datum van uitreiking. Die termijn ging in 2022 van zeven naar tien jaar, en een wet van 18 december 2025 bracht hem terug naar zeven, voor de btw en voor de inkomstenbelastingen. Digitaal bewaren mag, ook in de cloud en zonder voorafgaande toestemming, zolang de herkomst, de inhoud en de leesbaarheid gewaarborgd blijven. Papieren facturen mag je inscannen. Deze gids legt uit hoe je dat praktisch regelt.
Of: waarom de schoendoos digitaal mag, maar niet mag verdwijnen
Elke zelfstandige kent de vraag van de boekhouder: „Heb je die factuur van drie jaar geleden nog?” Het antwoord moet ja zijn, en dat blijft het jaren. Wie documenten digitaal bewaart, moet weten hoe lang en onder welke voorwaarden. De FOD Financiën legt het uit in zijn vragen over het bewaren van facturen.
Kort: zeven jaar, digitaal mag, en het originele formaat van een e-factuur hoort erbij.
Facturen bewaren als zelfstandige in België
Zeven jaar
Alle facturen en kopieën van facturen bewaar je zeven jaar, vanaf 1 januari van het jaar na de datum van uitreiking. Een factuur van maart 2026 bewaar je dus tot eind 2033. Voor sommige verrichtingen met onroerende goederen geldt een langere termijn van 15 of 25 jaar.
De termijn veranderde de voorbije jaren twee keer. Een wet van 2022 bracht hem op tien jaar. De wet van 18 december 2025, gepubliceerd op 30 december 2025, zette hem terug op zeven jaar, voor de btw en voor de inkomstenbelastingen. Wie oudere bronnen leest, ziet dus vaak nog tien jaar staan.
Digitaal en in de cloud
Volgens de FOD kies je voor de btw vrij waar je je facturen bewaart, zolang je ze op elk verzoek en zonder uitstel kunt voorleggen. Archiveren in de cloud mag, zonder voorafgaande toestemming, ook bij een dienstverlener. Wel moet je de echtheid van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid waarborgen, tot het einde van de bewaartermijn.
E-facturen
Sinds 1 januari 2026 sturen Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde elektronische facturen via Peppol. De FOD raadt sterk aan om het oorspronkelijke XML-bestand te bewaren: wie omzet naar een ander formaat, heeft het moeilijker om te bewijzen dat de factuur klopt. Een pdf die je software ervan maakt, is handig om te lezen, maar vervangt het XML-bestand niet.
Papieren facturen inscannen
Een papieren factuur mag je inscannen en elektronisch bewaren, onder dezelfde voorwaarden: herkomst, inhoud en leesbaarheid moeten gewaarborgd blijven. Bewaar de scan dus in een vorm die leesbaar blijft en niet ongemerkt gewijzigd kan worden, zoals een pdf in een archiefmap waar alleen lezen mag.
Een back-up
De FOD is duidelijk: gaan elektronische archieven verloren, dan zijn de gevolgen dezelfde als bij papieren archieven die afbranden. Je moet dus in een back-up voorzien. Een map in je opslagdienst is geen back-up; een kopie elders wel.
Duw het beeld van de schoendoos één stap verder. De schoendoos mag digitaal worden, maar ze moet nog zeven jaar bestaan, leesbaar blijven en tegen een brand kunnen. Een map met de naam „facturen” in één opslagdienst is een schoendoos op de vensterbank.
Kmo-Kristof: Tien jaar bewaren, toch?
Security-Sofie: Zeven, sinds eind 2025.
Kmo-Kristof: Dan mag ik de oudste weggooien.
Security-Sofie: Kijk eerst met je boekhouder. En de facturen over onroerend goed niet.
Andere documenten
Niet alleen facturen hebben een bewaartermijn. Het overzicht staat bij bewaartermijnen voor bedrijfsdocumenten.
Een archief inrichten
Hoe je facturen en andere stukken ordelijk bewaart, lees je bij een digitaal archief opzetten.
Facturen ontvangen van klanten
Wie facturen of stukken van klanten ontvangt, vindt de aanpak bij bestanden delen met klanten.