Bewaartermijnen voor bedrijfsdocumenten: een overzicht voor zelfstandigen en vennootschappen
De bewaartermijn van documenten verschilt per soort stuk. In België bewaren boekhoudplichtige ondernemingen hun boeken zeven jaar, en facturen ook zeven jaar voor de FOD Financiën. Sociale documenten, zoals het personeelsregister en de individuele rekening, bewaar je vijf jaar. Voor contracten is er geen vaste termijn, maar persoonlijke rechtsvorderingen verjaren in de regel na tien jaar. En de GDPR vraagt om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig. Deze gids zet de termijnen op een rij.
Of: waarom elk document zijn eigen zandloper heeft
„Hoe lang moet ik dit bijhouden?” is een vraag zonder één antwoord. Een factuur, een loonfiche en een huurcontract hebben elk een eigen termijn, uit een andere wet. Wie documenten digitaal bewaart, legt die termijnen best één keer vast, in een tabel die naast het archief ligt. Dit overzicht is een vertrekpunt; je boekhouder of sociaal secretariaat kent de uitzonderingen voor jouw zaak.
Kort: zeven jaar voor boekhouding en facturen, vijf jaar voor sociale documenten, en niet langer dan nodig voor persoonsgegevens.
Bewaartermijn van documenten in België
| Document | Termijn | Vanaf |
|---|---|---|
| Boeken van de boekhouding | zeven jaar | 1 januari na de afsluiting van het boekjaar |
| Facturen en kopieën van facturen | zeven jaar | 1 januari na de uitreiking |
| Personeelsregister, individuele rekening, kopieën van loonstaten | vijf jaar | volgens de regels van de sociale documenten |
| Contracten | geen algemene termijn; verjaring van persoonlijke rechtsvorderingen na tien jaar | volgens het contract |
| Persoonsgegevens | niet langer dan nodig voor het doel |
Volgens de FOD Financiën, het Wetboek van economisch recht, de FOD Werkgelegenheid en het Burgerlijk Wetboek, zoals geraadpleegd op 5 oktober 2026.
Boekhouding en facturen
Boekhoudplichtige ondernemingen bewaren hun boeken zeven jaar, vanaf 1 januari van het jaar na de afsluiting. Facturen bewaar je zeven jaar voor de FOD Financiën. Sinds een wet van 18 december 2025 geldt die zeven jaar ook weer voor de inkomstenbelastingen; tussen 2022 en eind 2025 stond in die regels tien jaar.
Sociale documenten
Het personeelsregister, het speciale personeelsregister, de individuele rekening en de bijlagen, zoals kopieën van loonstaten, bewaar je vijf jaar. Dat mag op elke drager, zolang de kopieën leesbaar blijven. Werk je met een sociaal secretariaat, dan bewaart dat vaak een deel voor jou; spreek af wie wat bijhoudt.
Contracten
Voor contracten bestaat geen algemene bewaarplicht. Maar volgens het Burgerlijk Wetboek verjaren alle persoonlijke rechtsvorderingen na tien jaar. Wie een contract eerder vernietigt, kan het dus missen als er nog een geschil over komt.
Persoonsgegevens
De GDPR vraagt het omgekeerde: persoonsgegevens bewaar je niet langer dan nodig voor het doel waarvoor je ze verzamelde. De Gegevensbeschermingsautoriteit schrijft in haar gids voor kmo’s dat een kmo ze moet wissen zodra dat doel bereikt is of wegvalt. Een kopie van een identiteitskaart voor één opdracht hoort dus niet zeven jaar in je archief.
Duw het beeld van de zandlopers één stap verder. Op een plank staan zandlopers van verschillende grootte, elk voor een soort document. Wie ze allemaal tegelijk omdraait en wacht tot de grootste leeg is, bewaart te veel. Wie ze samen weggooit als de kleinste leeg is, te weinig.
Kmo-Kristof: Ik bewaar gewoon alles voor altijd. Dan zit ik goed.
Security-Sofie: Ook de cv’s van wie je drie jaar geleden niet aannam?
Kmo-Kristof: Ja, je weet nooit.
Security-Sofie: De GDPR weet het wel. Die vraagt dat je ze wist.
Facturen in detail
Hoe je facturen digitaal en in de cloud bewaart, lees je bij hoelang facturen bewaren.
Een archief met termijnen
Hoe je de termijnen in een archief verwerkt, staat bij een digitaal archief opzetten.
Na een project
Wat je na een project met de stukken van een klant doet, lees je bij bestanden delen met klanten.