Bestanden synchroniseren tussen je computers en je gsm
Bestanden synchroniseren tussen je kantoorcomputer, je laptop en je gsm doe je met de app van je opslagdienst. Wat je op het ene toestel verandert, staat even later op het andere. Met bestanden op aanvraag, zoals Lite Sync bij kDrive of Bestanden op aanvraag bij OneDrive, zie je alles zonder dat elke schijf vol raakt. Werk je op twee toestellen tegelijk aan hetzelfde bestand, dan maakt de dienst een conflicterende kopie. Deze gids legt uit hoe je het opzet, en hoe je verwarring vermijdt.
Of: waarom twee klokken pas nuttig zijn als ze dezelfde tijd aanwijzen
Een zelfstandige werkt ’s ochtends op kantoor, ’s middags bij een klant en ’s avonds thuis. Drie toestellen, één offerte. Wie dagelijks met cloudopslag werkt, wil dat die offerte overal dezelfde is. Synchronisatie zorgt daarvoor, als je ze goed instelt.
Kort: één gesynchroniseerde map op elk toestel, bestanden op aanvraag waar de schijf klein is, en nooit tegelijk op twee toestellen in hetzelfde bestand.
Synchroniseren tussen twee computers en je gsm
Op je computers
Installeer de app van je opslagdienst op elke computer en log in met hetzelfde account. De app maakt een map op je schijf; wat erin staat, wordt gesynchroniseerd. Werk in die map, niet op het bureaublad of in een map ernaast.
Bestanden op aanvraag
Op een laptop met een kleine schijf wil je niet alles lokaal. Met bestanden op aanvraag zie je alle bestanden, maar komen ze pas binnen als je ze opent. OneDrive heet dat Bestanden op aanvraag, kDrive noemt het Lite Sync, beschikbaar op Windows en macOS maar niet op Linux. Bij Dropbox maak je bestanden alleen online of offline beschikbaar, en met selectieve synchronisatie kies je welke mappen op een toestel komen.
Op je gsm
Op een gsm synchroniseert de app meestal niet alles. Je opent bestanden wanneer je ze nodig hebt, en je kunt er een paar offline beschikbaar maken. De meeste diensten kunnen ook automatisch foto’s en video’s van je gsm opladen: Dropbox met Camera-uploads, OneDrive met cameraback-up, kDrive met een back-up in realtime. Let op: die foto’s tellen mee voor je opslag, en bij Google delen Drive, Gmail en Google Foto’s dezelfde ruimte.
Conflicterende kopieën
Bewerk je hetzelfde bestand op twee toestellen voor de synchronisatie klaar is, dan weet de dienst niet welke versie de juiste is. Dropbox maakt dan een kopie met de naam van wie het bewerkte, de woorden „conflicterende kopie” en de datum. OneDrive bewaart beide versies en zet bij bestanden die geen Office-bestand zijn de naam van het toestel in de bestandsnaam. Kijk zulke kopieën na, voeg samen wat moet en wis de rest.
Afspraken die fouten voorkomen
- Wacht tot de synchronisatie klaar is voor je een laptop dichtklapt.
- Werk niet tegelijk op twee toestellen in hetzelfde bestand.
- Verplaats of hernoem grote mappen op één toestel, en wacht dan.
- Onthoud dat wissen ook gesynchroniseerd wordt.
Duw het beeld van de klokken één stap verder. Twee klokken die dezelfde tijd aanwijzen, zijn handig. Twee klokken die bijna dezelfde tijd aanwijzen, zijn erger dan één: je weet niet meer welke je moet geloven.
Kmo-Kristof: Ik heb een bestand met „conflicterende kopie” in de naam. Welke is de goede?
Security-Sofie: Waar heb je het laatst aan gewerkt?
Kmo-Kristof: Op beide.
Security-Sofie: Dan zijn ze allebei een beetje goed. Dat is het probleem.
Een map voor het hele team
Synchroniseren met collega’s begint bij een goede gedeelde map. Dat staat bij een gedeelde map maken.
Samen in hetzelfde document
Wie echt tegelijk wil werken, doet dat beter in de browser dan in gesynchroniseerde bestanden. Hoe, lees je bij samen aan documenten werken.
Als de opslag volloopt
Foto’s van je gsm vullen je opslag snel. Wat je dan doet, staat bij cloudopslag vol.