Bestanden delen met klanten: links, rechten en vervaldata
Bestanden delen met klanten gaat het best met een vaste werkwijze: een map per klant, links die alleen lezen toelaten tenzij bewerken nodig is, een vervaldatum, en een aparte manier om bestanden van de klant te ontvangen. Dropbox, OneDrive voor werk en kDrive laten klanten bestanden opladen zonder dat ze de inhoud van de map zien of een account nodig hebben. Google Drive heeft daar geen ingebouwde functie voor. Deze gids zet de werkwijze op een rij, van het eerste contact tot het einde van het project.
Of: waarom kijken iets anders is dan meenemen
Een klant wil zijn bestanden kunnen zien, soms aanpassen, en soms iets terugsturen. Hij wil daar geen account voor aanmaken. Jij wilt niet dat hij per ongeluk in de map van een andere klant belandt, of dat zijn link over twee jaar nog werkt. Wie delen met klanten en collega’s regelt, legt daarom één keer een werkwijze vast, en gebruikt die voor elke klant.
Kort: één map per klant, kijken tenzij bewerken nodig is, en een vervaldatum op alles.
Hoe deel je bestanden met klanten
Een map per klant
Maak per klant een map, met daarin de stukken die hij mag zien. Zet er geen interne notities of offertes van anderen in. Deel de map, niet losse bestanden: dan komt een nieuw bestand vanzelf bij de klant terecht, en sluit je later één link in plaats van twintig.
Kijken, bewerken of opladen
- Kijken: de standaard voor plannen, verslagen en facturen.
- Bewerken: alleen als de klant echt mee moet schrijven, en dan liefst in een aparte map.
- Opladen: als de klant jou bestanden moet bezorgen.
Bestanden van de klant ontvangen
Een bestandsaanvraag is een link waarmee een klant bestanden in je map kan zetten, zonder de inhoud te zien en zonder account.
- Dropbox: bestandsaanvragen bestaan in alle formules; de grootste bestanden gaan tot 2 GB in Basic, Plus en Family, en tot 250 GB in de duurdere formules.
- OneDrive: bestanden aanvragen kan alleen met een werk- of schoolaccount, en de beheerder moet links voor iedereen toelaten.
- kDrive: met de bestandenboxen nodig je klanten uit om bestanden te sturen, ook zonder account, met een wachtwoord, een vervaldatum en een maximale ruimte naar keuze.
- Google Drive: een ingebouwde bestandsaanvraag vond ik niet; met een Google-formulier kan het, maar dan moet de klant inloggen met een Google-account.
Vervaldata
Geef elke link een einddatum, bijvoorbeeld het einde van het project plus een maand. Wat je instelt per dienst, en welke formule je daarvoor nodig hebt, verschilt sterk. Kijk het na voor je een werkwijze kiest.
Het project afsluiten
- Verwijder de deellinks en de bestandsaanvragen.
- Verplaats de map naar je archief.
- Wis wat je niet hoeft te bewaren, zoals kopieën van identiteitsbewijzen die alleen voor het project dienden.
Duw het beeld van de vitrine één stap verder. Een klant mag in de vitrine kijken, de vaas bewonderen en vragen om ze vast te houden. Hij krijgt de sleutel van de vitrine niet, en zeker niet die van het magazijn erachter.
Kmo-Kristof: Ik deel gewoon mijn map Klanten. Iedereen zoekt zijn eigen map.
Security-Sofie: En kijkt in die van de buren.
Kmo-Kristof: Dat doen ze niet.
Security-Sofie: Dat hoeft ook niet. Het volstaat dat het kan.
Grote bestanden
Gaat het om een eenmalige grote zending, dan staan de opties bij grote bestanden versturen.
Samen aan een document
Moet de klant mee schrijven, lees dan samen aan documenten werken zonder versiechaos.
Wat je na het project bewaart
Welke stukken je hoe lang moet bijhouden, staat bij bewaartermijnen voor bedrijfsdocumenten.