Bestanden delen, synchroniseren en bewaren in de cloud
Cloudopslag gebruik je vooral om bestanden te delen, te synchroniseren en te bewaren. Een groot bestand naar een klant sturen zonder mailbijlage, een gedeelde map voor een project, dezelfde documenten op laptop en gsm, en facturen bewaren zolang de wet het vraagt: in België in de regel zeven jaar. Deze gids bundelt het dagelijkse werk met cloudopslag voor zelfstandigen en kmo’s.
Of: waarom de schoendoos met bonnetjes nooit verdwijnt, alleen verhuist
Wie zijn bestanden in de cloud bewaart, doet daar elke dag hetzelfde mee: iets naar een klant sturen, iets samen met een collega aanpassen, iets terugzoeken van twee jaar geleden. Dat is het deel van cloudopslag waar niemand een vergelijking over schrijft, en waar de meeste tijd naartoe gaat. Bestandssynchronisatie en deellinks maken dat werk eenvoudiger, op voorwaarde dat er een paar afspraken achter zitten.
Dagelijks werken met cloudopslag: delen, samenwerken, bewaren
Elke zelfstandige kent de schoendoos: bonnetjes, facturen en contracten, die er jaren in blijven omdat je ze misschien ooit nodig hebt. De cloud heeft die schoendoos niet afgeschaft. Ze heeft hem alleen groter gemaakt, doorzoekbaar, en bereikbaar voor iedereen die een link krijgt.
Dat laatste is het verschil. Een schoendoos in de kast deel je niet per ongeluk met een klant. Een map in de cloud wel. Delen, synchroniseren en bewaren zijn daarom drie gewoontes die je best bewust inricht: wie krijgt welke link, voor hoelang, en wat blijft er bewaard als het project voorbij is?
Duw het beeld één stap verder. Ook een schoendoos moet je soms leegmaken, en soms net niet. De GDPR vraagt om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig, terwijl de boekhoudregels in België vragen om facturen en boekhoudkundige stukken in de regel zeven jaar bij te houden. Een goed archief weet het verschil.
Drie afspraken besparen een team veel zoekwerk:
- Eén plek per soort document: offertes, facturen en contracten elk in hun eigen map, voor iedereen dezelfde.
- Vaste bestandsnamen, bijvoorbeeld met de datum vooraan, zodat de volgorde vanzelf klopt.
- Links met een einddatum voor alles wat buiten het team gaat.
Wie die drie afspreekt voor het eerste project, hoeft ze later niet meer te herstellen in een map met tweeduizend bestanden.
Kmo-Kristof: Ik heb de offerte gedeeld. Via de link in de mail.
Security-Sofie: Met wie?
Kmo-Kristof: Met de klant.
Security-Sofie: En met iedereen naar wie de klant de mail doorstuurt.
Grote bestanden versturen
Een mailbijlage van honderden megabytes komt zelden aan. Een deellink wel. De opties, gratis en betalend, staan bij grote bestanden versturen zonder mailbijlage.
Delen met klanten
Een klant moet een map kunnen openen zonder account, maar niet voor altijd en niet met alle rechten. Hoe je bestanden met klanten deelt, met links, rechten en vervaldata, lees je daar.
Een gedeelde map voor het team
Een gedeelde map lijkt eenvoudig, tot drie mensen er elk hun eigen structuur in maken. Hoe je een gedeelde map opzet voor je team, stap voor stap, staat in een aparte gids.
Laptop, pc en gsm
Synchroniseren tussen een laptop, een vaste computer en een gsm werkt meestal vanzelf, tot het niet meer werkt. Hoe je bestanden synchroniseert tussen je toestellen, en wat je doet bij conflicten, lees je daar.
Samen aan één document
Samenwerken in de cloud voorkomt de klassieke mail met „offerte_v3_definitief_echt.docx”. Hoe je samen aan documenten werkt zonder versiechaos, staat in een aparte gids.
Als de opslag vol is
Een melding dat je opslag vol is, komt altijd op het slechtste moment. Ruimte vrijmaken of bijkopen: de afweging staat bij wat je doet als je cloudopslag vol is.
Facturen bewaren
Hoelang je facturen moet bijhouden als zelfstandige of vennootschap in België, en hoe je dat digitaal doet, lees je bij facturen digitaal bewaren.
Bewaartermijnen
Niet alleen facturen hebben een bewaartermijn. Ook contracten, personeelsdossiers en boekhouding hebben er een, en niet altijd dezelfde. Het overzicht staat bij de bewaartermijnen voor bedrijfsdocumenten.
Een digitaal archief
Een archief is meer dan een map met de naam „oud”. Hoe je een digitaal archief opzet, met een mappenstructuur, vaste namen en een bewaarbeleid, lees je daar.