Back-up van Google Workspace: wat Google bewaart en wat niet

Of: waarom de doos met verloren voorwerpen geen archief is

Elk kantoor heeft een doos met verloren voorwerpen: een sjaal, een handschoen, een pet die niemand komt halen. Na een tijd gaat de doos leeg. Google Workspace werkt met je gewiste bestanden net zo. Wie een back-upstrategie voor zijn zaak maakt en in Google werkt, moet weten hoe lang die doos blijft staan.

Kort: Google bewaart wat je wist een paar weken. Wat langer moet blijven, bewaar je zelf, of laat je bewaren buiten Google.

Google Workspace back-uppen: wat Google bewaart

Prullenbak en herstel

Een gewist bestand blijft 30 dagen in de prullenbak en wordt daarna automatisch definitief verwijderd. Heeft een gebruiker zijn prullenbak geleegd, dan kan een beheerder de bestanden nog binnen 25 dagen terughalen. Daarnaast bewaart Drive oudere versies van een bestand 30 dagen of tot er 100 nieuwere zijn, en kun je de wijzigingen van de laatste 25 dagen in bulk terugdraaien.

Een vertrokken medewerker

Verwijder je een gebruiker zonder zijn bestanden over te dragen, dan blijven ze 20 dagen bewaard, maar alleen bereikbaar als je de gebruiker herstelt. Draag ze dus over tijdens het verwijderen.

Google Vault is geen back-up

Google Vault zit in Business Plus en de duurdere formules, niet in Business Starter of Standard. Het dient om gegevens te bewaren en terug te vinden voor juridische redenen. Google is er in zijn veelgestelde vragen over Vault duidelijk over: Vault is niet ontworpen als back-up- of archiveringsprogramma. Het maakt geen geplande exports, werkt per dienst, en dekt agenda en contacten niet. Verwijder je een gebruiker, dan verdwijnen ook zijn gegevens in Vault.

Een kopie buiten Google

• De exporttool voor beheerders exporteert de gegevens van de hele organisatie, maar alleen op aanvraag, en de export verdwijnt na 60 dagen.
• Google Takeout exporteert per gebruiker, met een archief dat na ongeveer zeven dagen vervalt.
• Een back-updienst maakt automatisch kopieën buiten Google. Swiss Backup van Infomaniak doet dat met Acronis, voor 1,51 euro per gebruiker per maand met een jaarabonnement, plus de opslag, bijvoorbeeld 3,75 euro per maand voor 1 TB, exclusief btw, zoals Infomaniak het op 5 oktober 2026 toonde.

Een export op aanvraag is beter dan niets, maar alleen als iemand eraan denkt. Een back-updienst denkt er zelf aan.

Duw het beeld van de doos één stap verder. De doos met verloren voorwerpen is een vriendelijke dienst, geen bewaarplaats. Wie zijn handschoen in juli zoekt, vindt hem niet meer. Voor wat je echt wilt houden, heb je een kast nodig, en liefst een op slot.

Kmo-Kristof: We hebben Business Plus, dus Vault. Dat is onze back-up.

Security-Sofie: Google zegt zelf van niet.

Kmo-Kristof: Waarom heet het dan Vault?

Security-Sofie: Omdat het gegevens bewaart voor juridische redenen. Voor een rechtszaak, niet voor een gewiste map.

Bij Microsoft

Wat Microsoft 365 bewaart en wat Microsoft 365 Backup doet, lees je bij een back-up van Microsoft 365.

Waarom synchronisatie niet volstaat

Google Drive synchroniseert, en dat is geen back-up. Het verschil staat bij synchronisatie is geen back-up.

Terugzetten oefenen

Een back-up van Workspace is pas iets waard als je weet hoe je terugzet. Dat staat bij een back-up terugzetten en testen.