Back-up van je boekhouding en facturatiesoftware

Of: waarom de kassa elke avond naar de kluis gaat

Online boekhoudsoftware heeft het leven van veel zelfstandigen eenvoudiger gemaakt. Geen installatie, geen updates, en de boekhouder kijkt mee. Het heeft ook een gewoonte doen verdwijnen: zelf een kopie bijhouden. Wie zijn bedrijfsgegevens back-upt, denkt dus best ook aan het pakket waarin de facturen en de boekhouding zitten. De FOD Financiën zegt het in zijn uitleg over het bewaren van facturen zonder omwegen: gaan elektronische archieven verloren, dan zijn de gevolgen dezelfde als bij papieren archieven die afbranden. Je moet dus in een back-up voorzien.

Kort: zeven jaar bewaren, het XML-bestand houden, en zelf exporteren uit je boekhoudsoftware.

Je boekhouding bewaren: de regels in België

Zeven jaar

Facturen en kopieën van facturen bewaar je zeven jaar voor de FOD Financiën, vanaf 1 januari van het jaar na de datum van uitreiking. Voor sommige onroerende goederen geldt een langere termijn van 15 of 25 jaar. Boekhoudplichtige ondernemingen bewaren hun boeken zeven jaar, vanaf 1 januari van het jaar na de afsluiting. Door een wet van 18 december 2025 is ook de termijn voor de inkomstenbelastingen van tien naar zeven jaar gegaan. Wie oudere bronnen leest, ziet dus nog vaak tien jaar staan.

Elektronische facturen

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken, via het Peppol-netwerk. Voor het bewaren vraagt de FOD dat de herkomst, de inhoud en de leesbaarheid gewaarborgd blijven tot het einde van de bewaartermijn. Het oorspronkelijke XML-bestand bewaren wordt sterk aanbevolen; wie omzet naar een ander formaat, heeft het moeilijker om te bewijzen dat de factuur klopt. Bewaren in de cloud mag, ook bij een dienstverlener.

Exact Online

Exact Online is een van de bekende boekhoudpakketten in België. Volgens de pagina over opzeggen kun je al je gegevens downloaden tot de laatste dag van je overeenkomst, in open formaten zoals csv en xml, of via api’s. Exact zegt ook dat het niet verplicht is om je gegevens een wettelijke termijn te bewaren, en raadt aan om voor de einddatum een back-up te maken. In de veelgestelde vragen staat dat Exact om veiligheidsredenen geen noodback-ups aan klanten geeft. Volgens de voorwaarden bewaart Exact je gegevens na het einde van het contract nog drie maanden.

Wat je zelf doet

1. Exporteer elk kwartaal de boekhouding en de facturen uit je software, in een open formaat.
2. Bewaar de XML-bestanden van ontvangen en verstuurde e-facturen, niet alleen de pdf.
3. Zet de export in je back-up, niet alleen in je opslagdienst.
4. Exporteer alles voor je van pakket verandert of opzegt.

Hetzelfde geldt voor andere boekhoud- en facturatiepakketten: kijk in hun voorwaarden hoe je exporteert en wat er na een opzegging gebeurt.

Duw het beeld van de kassa één stap verder. Een winkelier laat de dagopbrengst niet in de kassa liggen, ook al staat de kassa in een winkel met een alarm. Hij brengt ze naar een kluis die van hem is. Zo is het met je boekhouding in de cloud ook.

Kmo-Kristof: De boekhouding staat in Exact. Die maken toch back-ups?

Security-Sofie: Voor zichzelf. Niet voor jou.

Kmo-Kristof: Wat is het verschil?

Security-Sofie: Als jij een fout maakt, of opzegt, krijg je hun back-up niet.

Waar de export naartoe gaat

Hoeveel kopieën je bewaart en waar, lees je bij de 3-2-1-regel voor je zaak.

Een back-updienst

Een dienst die automatisch kopieën bewaart, staat bij cloud back-up voor bedrijven.

Een export die je kunt openen

Of je export te openen is, weet je pas na een test. Hoe, staat bij een back-up terugzetten en testen.