Back-up in de cloud voor je zaak: methode, diensten en hersteltest
Een back-up in de cloud is een aparte kopie van je bestanden op een andere plek, die je kunt terugzetten als het origineel verloren gaat. Dat is iets anders dan synchronisatie, die elke wijziging overneemt, ook een gewiste map of bestanden die ransomware heeft versleuteld. Deze gids legt de 3-2-1-regel uit voor een kleine zaak, bespreekt cloud back-up voor computers, Microsoft 365, Google Workspace en boekhouding, en toont waarom een hersteltest erbij hoort.
Of: waarom een spiegel geen fotoalbum is
Wie zijn bestanden in de cloud zet, heeft het gevoel dat ze daarmee ook veilig zijn. Ze zijn bereikbaar, op elk toestel, en een harde schijf die sneuvelt, kost je niets meer. Maar bereikbaar is iets anders dan terug te halen. Een back-up is een aparte kopie die je kunt terugzetten als het origineel verloren gaat, en dat is precies wat synchronisatie niet is.
Een back-upstrategie voor je zaak
Synchronisatie is een spiegel. Ze toont je bestanden zoals ze nu zijn, op je laptop, je gsm en in de cloud. Verandert er iets, dan verandert het overal. Dat is handig als je een offerte aanpast. Het is rampzalig als iemand per ongeluk een map wist, of als ransomware je bestanden versleutelt: de spiegel toont trouw wat er nu is.
Een back-up is een fotoalbum. Het bewaart hoe je bestanden er gisteren, vorige week en vorige maand uitzagen, op een plek waar de spiegel niet bij kan. Wie iets kwijt is, bladert terug.
Duw het beeld één stap verder. Ook een fotoalbum heeft alleen zin als het op een andere plek ligt dan het huis dat kan afbranden, en als je het al eens hebt opengeslagen. Daar komen de twee regels van elke goede back-up vandaan: een kopie elders, en een hersteltest.
De meeste opslagdiensten bewaren wel oude versies en een prullenbak, en dat redt veel kleine ongelukken. Maar die bewaartermijn is beperkt, en wie toegang heeft tot je account, heeft ook toegang tot die versies. Ransomware maakt daar soms bewust gebruik van, door eerst de back-ups en oude versies te zoeken die het bereiken kan.
Concreet kan de 3-2-1-regel voor een kleine zaak er zo uitzien: de bestanden op de laptops en in de opslagdienst, een NAS of externe schijf op kantoor, en een back-updienst in de cloud bij een andere aanbieder dan je gewone opslag. Drie kopieën, twee soorten opslag, één ervan buiten het kantoor en buiten het account dat je elke dag gebruikt.
Kmo-Kristof: We hebben een back-up. Alles staat in OneDrive.
Security-Sofie: En als iemand een map wist?
Kmo-Kristof: Dan staat ze in de prullenbak.
Security-Sofie: Hoelang?
Kmo-Kristof: Lang genoeg, hoop ik.
Security-Sofie: Dat is het verschil tussen een prullenbak en een back-up. Bij een back-up weet je het.
Wat een cloud back-up is
Een cloud back-up kopieert je computers, servers of bestanden naar een aparte dienst, met versies en een eigen bewaartermijn. Hoe dat werkt en wat het kost, staat bij back-up in de cloud voor bedrijven.
Drie, twee, één
De 3-2-1-regel is het eenvoudigste vertrekpunt: drie kopieën, op twee verschillende soorten opslag, waarvan één op een andere plek. Hoe een kleine zaak dat concreet invult, lees je bij de 3-2-1-regel voor je zaak.
Spiegel of album
Het verschil tussen synchronisatie en een back-up lijkt theoretisch, tot de dag dat je het nodig hebt. Waarom synchroniseren geen back-up is, met voorbeelden die vaak voorkomen, staat in een aparte gids.
Een back-up in Zwitserland
Swiss Backup van Infomaniak bewaart back-ups van computers en servers in Zwitserland. Wat de dienst doet en voor wie hij past, lees je bij back-up in Zwitserse datacenters.
De harde schijf in de lade
Een externe harde schijf is goedkoop en snel, en ligt meestal in dezelfde ruimte als de computer. Wanneer ze volstaat en wanneer niet, lees je bij externe schijf of cloud.
Microsoft 365
Bestanden in OneDrive en SharePoint zitten in de cloud, maar dat maakt ze niet automatisch terug te halen na een fout of een aanval. Wat je bovenop Microsoft 365 nodig hebt, staat bij een back-up van Microsoft 365.
Google Workspace
Ook bij Google geldt: wat de dienst bewaart, is niet hetzelfde als een back-up die van jou is. Wat Google bijhoudt en wat niet, lees je bij een back-up van Google Workspace.
De hersteltest
Een back-up die je nooit hebt teruggezet, is een veronderstelling. Hoe je een back-up terugzet en test zonder je werk stil te leggen, staat daar.
De boekhouding
Boekhoud- en facturatiesoftware bewaart vaak zelf je gegevens in de cloud, maar een eigen export is geen overbodige luxe, zeker met een bewaarplicht van zeven jaar voor facturen en boekhouding. Hoe je dat aanpakt, staat bij een back-up van je boekhouding.