Alternatief voor Microsoft 365: wat je wint en wat je verliest

Of: waarom je de keuken als laatste verbouwt

Microsoft 365 is in veel kmo’s niet zomaar software, maar de taal waarin met klanten en boekhouders wordt gecommuniceerd: offertes in Word, cijfers in Excel, afspraken in Outlook, vergaderingen in Teams. Wie Europese vervangers voor big tech zoekt, kan Microsoft 365 vervangen. Het is wel de stap die het meeste voorbereiding vraagt.

Kort: opslag en mail vervangen gaat vlot. Kantoorsoftware is de keuken van het huis: die verbouw je als laatste, en pas als je weet waar je intussen kookt.

Microsoft 365 vervangen: wat je wint en verliest

Wat Microsoft 365 kost

Prijzen zoals Microsoft ze op 5 oktober 2026 op zijn Belgische site toonde.

Wat je wint

• Gegevens bij een Europese aanbieder, bijvoorbeeld in Zwitserland bij Infomaniak.
• Minder afhankelijkheid van één Amerikaans bedrijf voor mail, opslag en documenten.
• Een lagere prijs voor wie vooral mail en opslag nodig heeft: kSuite Standard begint bij 1,58 euro per gebruiker per maand excl. btw.

Wat je verliest

• De desktopversies van Word en Excel. Europese suites werken met OnlyOffice of eigen editors. Die openen Word- en Excel-bestanden en bewerken ze, maar zijn niet in alles identiek. kSuite Business en Enterprise integreren daarom ook Microsoft Office Online.
• Teams als gewoonte. Veel klanten nodigen je uit in Teams. Deelnemen kan altijd, ook zonder abonnement; je eigen vergaderingen organiseer je dan met een andere tool.
• De koppelingen. Boekhoudpakketten, CRM’s en andere tools die met Microsoft 365 verbonden zijn, moeten opnieuw gekoppeld worden.

Duw het beeld van de keuken één stap verder. Een keuken verbouw je niet tijdens een feest. Plan de overstap van de kantoorsoftware op een rustig moment, en laat een paar mensen eerst een maand met de nieuwe editors werken voor de rest volgt.

Een proefperiode die iets zegt

Test met echte documenten, niet met een leeg bestand. Kies twee of drie mensen uit je team, laat ze een maand met de nieuwe suite werken, en geef ze de bestanden die in je sector het moeilijkst zijn: offertes met veel opmaak, spreadsheets met formules en macro’s, documenten met opmerkingen van een klant. Wat na een maand nog wringt, weet je dan voor de rest van het team overstapt. Noteer per probleem of het opgelost raakt met een andere werkwijze, met Microsoft Office Online in de duurdere kSuite-formules, of helemaal niet.

Kmo-Kristof: Weg met Microsoft. Maandag gebruiken we allemaal OnlyOffice.

Security-Sofie: Ook de boekhouder?

Kmo-Kristof: Die stuurt ons Excel-bestanden met macro’s.

Security-Sofie: Dan test je die eerst. Een keuken verbouw je niet tijdens het avondeten.

Alleen OneDrive vervangen

Wie Office wil houden en alleen de opslag naar Europa verhuist, vindt de afweging bij een andere dienst dan OneDrive.

Bij Google in plaats van Microsoft

Wie Google Workspace gebruikt, vindt de vergelijkbare suites bij een Europese kantoorsuite in plaats van Google.

Eerst de opslag

Wie stap voor stap wil gaan, begint met de bestanden. De opties staan bij Europese opties in plaats van Google Drive, en gelden ook voor wie van OneDrive komt.