Back-up

Of: het enige bestand dat je hoopt nooit te openen

Wat een back-up is, en waarom een kopie nog geen back-up is

Een back-up is het enige bestand dat je elke nacht laat maken in de hoop het nooit te openen. Daar zit het probleem: omdat je hem zelden nodig hebt, controleer je hem ook zelden. Of hij werkt, merk je pas op de dag dat al de rest is misgelopen, en dat is een slecht moment voor verrassingen. Een back-up is dus niet zomaar een kopie. Het is een kopie die je echt kunt terughalen.

Vijf manieren om je werk kwijt te raken

Alles wat digitaal is, staat ergens fysiek, op opslag die slijt en kan stukgaan, en dat gebeurt zelden op een gepast moment. En een defect is niet de enige manier om bestanden kwijt te raken:

• Een defect toestel. Een harde schijf of een SSD (de snellere opslag zonder bewegende delen die in de meeste recente laptops zit) kan zonder waarschuwing uitvallen.
• Verlies of diefstal. Een laptop die in de trein blijft liggen, neemt alles mee wat erop staat.
• Een menselijke fout. De verkeerde map gewist, een bestand overschreven met een oudere versie, een document leeggemaakt en toch bewaard. Het minst spectaculaire scenario, en het meest alledaagse.
• Een gijzelvirus, ook ransomware genoemd: kwaadaardige software die je bestanden onleesbaar maakt en dan losgeld vraagt om ze terug te geven.
• Brand, water of inbraak. Die treffen alles wat op dezelfde plek staat, ook de externe schijf naast je computer.

Een back-up is het antwoord op al die scenario’s tegelijk, op voorwaarde dat hij goed gemaakt is.

Een reservesleutel die je nooit hebt geprobeerd

Denk aan de reservesleutel van je huis. Die hangt niet aan dezelfde sleutelbos als je gewone sleutel, want dan verlies je ze samen. Hij ligt bij de buren of bij familie: ver genoeg om niet mee te verdwijnen, dichtbij genoeg om hem terug te halen.

Met een back-up is het net zo. Een kopie op dezelfde schijf als het origineel beschermt je tegen bijna niets. Een externe schijf die altijd aan je laptop hangt, helpt tegen een defecte interne schijf, maar niet tegen diefstal, brand of een gijzelvirus. Hoe verder de kopie van het origineel af staat, in afstand én in toegang, hoe meer rampen ze overleeft.

Duw de vergelijking verder. Je laat het slot van je voordeur vervangen en niemand denkt aan de sleutel bij de buren. Die ligt jarenlang geruststellend in een schuif, tot de avond dat je buitengesloten staat en hij niet meer past. Een back-up kan op dezelfde stille manier ophouden te werken. Daarover later meer.

De 3-2-1-regel

Een vuistregel die al decennia standhoudt: drie kopieën van wat je niet wilt verliezen, op twee verschillende dragers, waarvan er één elders staat.

• Drie kopieën: het origineel en twee back-ups. Eén back-up kan zelf stukgaan, net op het moment dat je hem nodig hebt.
• Twee verschillende dragers: het fysieke ding waarop de gegevens staan, zoals de interne schijf van je computer, een externe schijf, een NAS (een netwerkschijf: een kleine computer met een of meer schijven die in je netwerk hangt) of de servers van een back-updienst. Twee soorten dragers falen zelden op dezelfde manier en op hetzelfde moment.
• Eén kopie elders: buiten het gebouw. Die vangt op wat de eerste twee tegelijk treft: brand, diefstal, waterschade, of een gijzelvirus dat ook de aangesloten schijf onleesbaar maakt.

Voor een zelfstandige ziet dat er vaak zo uit: de laptop, een externe schijf thuis en een back-updienst in de cloud. Voor een klein team: de gedeelde bestanden, een NAS op kantoor en een kopie bij een externe dienst.

Vier eigenschappen van een back-up die werkt

Alleen wat veranderd is. Een volledige back-up kopieert alles, en dat duurt lang en neemt veel ruimte in. Daarom werken de meeste back-upprogramma’s na de eerste keer incrementeel: ze kopiëren alleen wat sinds de vorige keer nieuw of gewijzigd is. Dat gaat snel genoeg om dagelijks of zelfs elk uur te draaien, zonder dat je het merkt.

Meerdere versies. Een goede back-up bewaart een reeks momentopnamen: van gisteren, vorige week, vorige maand. Hoe lang oude versies bewaard blijven, heet de bewaartermijn. Merk je pas na twee weken dat een bestand beschadigd is, of dat een gijzelvirus al een tijd stilletjes aan het werk was, dan bevat de back-up van gisteren de beschadigde versie ook, en heb je een oudere nodig.

Automatisch. Een back-up die je met de hand moet starten, sla je over zodra het druk is, en het is altijd druk. Laat hem op een vast tijdstip vanzelf lopen, en laat je verwittigen als hij mislukt.

Buiten bereik. Een gijzelvirus maakt alles onleesbaar wat het kan bereiken, ook een schijf die aangesloten blijft of een netwerkschijf die als gewone map zichtbaar is. Twee manieren om dat te vermijden:

• Offline: een externe schijf die je na de back-up loskoppelt, is buiten bereik.
• Onveranderbaar: sommige back-updiensten en NAS-toestellen bewaren kopieën die gedurende een ingestelde periode niet gewijzigd of gewist kunnen worden, ook niet vanaf je eigen computer.

Synchronisatie is geen back-up

Dit is de misvatting die het vaakst geld en werk kost. Synchronisatie houdt een map op meerdere plaatsen identiek: op je laptop, je smartphone en in de cloudopslag van een dienstverlener. Wijzig je iets op één plek, dan volgt de rest.

Dat is handig, maar het kopieert fouten net zo ijverig als verbeteringen. Verwijder je een map, dan verdwijnt ze overal. Maakt een gijzelvirus je bestanden onleesbaar, dan gaan de beschadigde versies netjes naar al je andere toestellen. Een gesynchroniseerde map is een spiegel, geen archief.

Veel diensten bewaren wel een prullenbak en oudere versies van bestanden, meestal gedurende een beperkte periode. Dat helpt, maar het is een vangnet met een vervaldatum. Zoek voor een echte back-up naar versiebeheer met een lange bewaartermijn, of naar een back-updienst die kopieën bewaart die het origineel niet kan overschrijven.

Een vertaler, een map en zes weken

Neem een zelfstandige vertaler die al zijn klantdossiers in een gesynchroniseerde map bewaart. Op een drukke dinsdag wist hij een map die hij voor een oude kopie houdt. Zes weken later zoekt hij ze: weg op zijn laptop, in de cloud en op zijn tablet, en intussen ook definitief uit de prullenbak van de dienst. Geen defect, geen hacker, geen brand: alleen een gewone fout, overal keurig doorgevoerd. Een aparte back-up met een lange bewaartermijn had het in een paar klikken opgelost.

Twee schijven, één kopie

Kmo-Kristof: Onze NAS heeft twee schijven. Alles staat dubbel, dus we hebben een back-up.

Security-Sofie: Wat gebeurt er als iemand een map wist?

Kmo-Kristof: Dan staat ze nog op de tweede schijf.

Security-Sofie: De tweede schijf doet alles na wat de eerste doet. Ook wissen.

Kmo-Kristof: Dus we hebben geen twee kopieën.

Security-Sofie: Jullie hebben één kopie. Twee keer.

Veel NAS-toestellen gebruiken RAID: een techniek die gegevens over meerdere schijven verdeelt of spiegelt, zodat het toestel blijft werken als één schijf uitvalt. Dat beschermt tegen een defecte schijf, niet tegen een gewiste map, een gijzelvirus of een brand.

Nog twee misvattingen

„Mijn online diensten maken zelf back-ups.” Een leverancier van SaaS, zoals een online boekhoudprogramma of je e-maildienst, maakt back-ups om zijn eigen dienst te kunnen herstellen na een panne. Dat betekent niet noodzakelijk dat hij de factuur kan terughalen die jij drie maanden geleden per ongeluk wiste. Kijk na wat de dienst belooft, en exporteer je gegevens geregeld zelf.

„Ik heb een back-up, dus ik zit goed.” Dat weet je pas als je hem hebt teruggezet.

Testen: de sleutel eens in het slot steken

Een back-up die je nooit hebt teruggezet, is een vermoeden, geen zekerheid. Het programma kan maandenlang stilletjes de verkeerde map hebben gekopieerd, of de schijf kan onleesbaar zijn geworden zonder dat iemand het merkte. Dat is het vervangen slot van daarnet.

Probeer minstens één keer per jaar een bestand terug te halen. Kies een willekeurig document, zet het terug op een andere plek dan het origineel, en open het. Dan weet je drie dingen: dat het werkt, hoe het werkt en hoe lang het duurt.

Honderden gigabytes terughalen via een gewone internetverbinding kan uren of dagen duren. Dat reken je beter uit voor je laptop stuk is dan erna.

Een back-up is ook een risico

Een back-up bevat alles wat jij waardevol vindt, dus ook alles wat een dief interessant vindt. Een externe schijf met je volledige klantenarchief die onbeveiligd in een schuif ligt, is een lek dat nog moet gebeuren.

• Gebruik versleuteling voor externe schijven en back-ups in de cloud, zodat een verloren schijf onleesbaar blijft voor wie hem vindt.
• Bewaar het wachtwoord of de herstelsleutel op een plek die niet samen met de back-up verloren kan gaan, bijvoorbeeld in een wachtwoordmanager. Zonder die sleutel is een versleutelde back-up waardeloos, ook voor jou.
• Bescherm het account van je back-updienst met tweefactorauthenticatie. Wie daar binnenraakt, kan je back-ups lezen of wissen.

Werk je met persoonsgegevens van klanten, dan vallen ook je back-ups onder de AVG. Die vraagt onder meer dat je persoonsgegevens na een incident tijdig weer beschikbaar kunt maken. Een werkende back-up hoort dus ook bij je verplichtingen.

Zo begin je vandaag

1. Maak een lijst van wat je niet wilt verliezen. Documenten en boekhouding, maar ook foto’s, e-mail, je opgeslagen wachtwoorden en de gegevens die in online diensten zitten.
2. Kies twee back-upplekken. Bijvoorbeeld een externe schijf en een back-updienst in de cloud: samen met het origineel de drie kopieën van de 3-2-1-regel.
3. Zet alles automatisch. Stel een vast tijdstip in en zorg voor een melding als een back-up mislukt.
4. Controleer de bewaartermijn. Zorg dat er oudere versies bewaard blijven, niet alleen de laatste.
5. Versleutel, en bewaar de sleutel apart.
6. Vergeet je smartphone niet. Kijk in de instellingen of de ingebouwde back-up aanstaat, en wat die precies meeneemt.
7. Test het terugzetten, nu meteen en daarna jaarlijks.
8. In een team: spreek af wie verantwoordelijk is. Een back-up waarvan iedereen dacht dat een collega hem controleerde, is de klassieker onder de verloren archieven.

Een back-up is het enige bestand dat je hoopt nooit te openen, zei ik in het begin. Open hem toch, één keer per jaar, op een rustige namiddag. Dan is de dag dat je hem echt nodig hebt geen eerste keer meer, maar een herhaling.